Comment écrire un courriel professionnel. Étant donné que de plus en plus d'entreprises se connectent en ligne, il est beaucoup plus courant de recevoir une lettre commerciale par courrier électronique que par le biais d'un bon courrier à l'ancienne. Conduisez votre entreprise de manière professionnelle en utilisant les techniques de messagerie appropriées.
Utilisez une ligne d'objet détaillée. Les dirigeants d'entreprise se plaignent souvent que les courriers électroniques dont les objets sont vagues ou vides se retrouvent dans leur dossier de courrier indésirable. Évitez d’être ignoré en incluant un sujet simple mais complet.
Dis bonjour. Le courrier électronique professionnel est devenu tellement informel que certaines personnes ne commencent même pas par une salutation. Évitez cette habitude. Adressez-vous correctement à la personne que vous écrivez et utilisez un deux-points plutôt qu'une virgule. Par exemple, "Cher M. Smith:" est une bonne ouverture d’entreprise. Vous pouvez passer à une virgule une fois que la correspondance est établie.
Résumer. Passer l'histoire de la vie et aller au point. Le courrier électronique professionnel doit être court et concis. Vous pouvez parler de la fête d'anniversaire de votre fils à votre collègue dans la salle de repos, mais pas dans le rapport que vous lui envoyez par courrier électronique.
Choisissez une ligne de fermeture et respectez-la. Si vous préférez mettre fin à vos courriels professionnels avec "Merci", terminez toujours par ceci. Certaines personnes préfèrent «sincèrement», «le meilleur» ou «très sincèrement». Si vous êtes cohérent avec votre clôture, les gens associeront cette ligne à vos courriels et auront l’impression de mieux vous connaître en tant que partenaire commercial.
Construisez une signature bien informée mais contrôlée. Les signatures de courrier électronique professionnel doivent inclure votre nom complet (jamais vos initiales), votre titre, votre société et toute information pertinente dont un associé pourrait avoir besoin pour vous contacter. Résistez à l'envie de faire une signature longue de 10 lignes. Les signatures extra longues sont considérées comme indulgentes dans le monde des affaires.
Conseils
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Toujours vérifier l'orthographe et relire un e-mail professionnel. L'informalité n'est pas acceptable simplement parce que vous correspondez en ligne. Évitez d'utiliser des points d'exclamation. La tonalité est difficile à interpréter dans un courrier électronique. Gardez un ton neutre en utilisant des points au lieu d'exclamations. La plupart des gens préfèrent que les documents soient envoyés en tant que pièces jointes plutôt que copiés et collés dans le corps du courrier électronique.
Attention
N'oubliez pas le pouvoir du "CC" et du "BCC" lorsque vous envoyez des courriers électroniques à des fins professionnelles. Votre courriel peut être lu à tout moment par une personne qui a été «aveugle au carbone», il est donc important de rester professionnel.
