Rédiger soigneusement une réponse à un e-mail professionnel (qu'il s'agisse d'un client, d'un prospect, d'un responsable ou d'un collègue) peut faire toute la différence en garantissant la réaction et la réponse souhaitées.
Comprendre l'écrivain
Regardez attentivement qui a écrit le courriel car cela joue un rôle dans la niveau de formalité vous avez l'habitude de répondre. Par exemple, Lindsay Pollak, experte en étiquettes de courrier électronique, suggère de répondre à un courrier électronique utilisant un langage formel en utilisant un langage formel et poli similaire. Si l'expéditeur utilise une tonalité informelle, utilisez une tonalité plus détendue, tout en restant professionnel.
Déterminer le résultat
Comprendre quoi action que vous voulez que le lecteur prenne une fois que vous répondez. Par exemple, si vous envoyez une réponse à un client potentiel, vous voulez qu'il l'achète. Cependant, si vous envoyez une réponse à votre chef, vous voulez qu’elle se croie professionnelle et capable. Réponses aux gens sur problèmes de service à la clientèle doit aboutir à un client heureux qui estime que ses besoins ont été satisfaits.
Conseils
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Attendez que vous vous soyez calmé pour répondre à un e-mail controversé.
Décrivez le résultat dans la phrase 1
Utilisez la première phrase de votre réponse à décris ce que tu veux accomplir, suggère Geoffrey James, rédacteur collaborateur chez Inc. Par exemple, si un client envoie un courrier électronique avec une plainte, utilisez votre première phrase pour indiquer que vous souhaitez résoudre le problème afin que le client se sente heureux et satisfait de l’achat.
Faites vos points
Il est maintenant temps d'expliquer comment vous envisagez de faire passer votre première phrase. Utilisation petits paragraphes pour faire valoir vos points. James recommande d'utiliser des preuves pour étayer les idées que vous décrivez dans votre réponse. En fonction du sujet et de l'action requise, les preuves peuvent être aussi simples que de mettre en évidence un fait ou aussi complètes que de fournir plusieurs détails spécifiques au sujet. Par exemple, si votre supérieur hiérarchique vous demande pourquoi vous souhaitez qu'une dépense soit approuvée, indiquez de manière factuelle de quelle manière l’approbation de la dépense bénéficiera au département ou à la société en général.
Fournir un appel à l'action
Utilisez votre dernière phrase pour répétez ce que vous voulez que le lecteur fasse ensuite. Cette phrase devrait aller de pair avec votre premier paragraphe. Par exemple, pour satisfaire votre client, expliquez le pas que vous êtes prêt à faire pour résoudre le problème.
Approuver
Enfin, utilisez mots d'approbation, comme "Meilleur" ou "Merci" pour que le destinataire sache qu'il a atteint la fin de l'e-mail, suggère l'écrivain de l'équipe de Forbes, Susan Adams. Ajoutez votre nom et incluez votre signature professionnelle dans tous les courriels. La signature doit inclure votre nom complet, le nom de votre entreprise et vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone et votre adresse de site Web.
Conseils
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Relisez et vérifiez votre courrier avant de cliquer sur le bouton "envoyer". Autrement, des erreurs peuvent vous donner une apparence bâclée et peu professionnelle.
