Le recouvrement de créances auprès d'employés actuels et anciens est une préoccupation majeure pour une organisation. Un nombre croissant de sociétés proposent aux employés de tirer parti des prêts de leur société à des conditions plus souples, à condition que la société s’attende toujours à recouvrer le prêt en temps voulu.
La procédure habituelle de recouvrement des créances est régie par le contrat de prêt, qui stipule que l’entreprise déduira les paiements périodiques du salaire de l’employé. Cependant, dans certains cas, l'entreprise peut permettre à un employé de différer le paiement. Si un employé omet de faire les paiements en temps voulu ou si la dette devient mauvaise, l'entreprise n'a d'autre choix que de commencer le processus de recouvrement.
Fournir un avis écrit à l'employé, de préférence remis à la main. L'avis doit être signé par un agent de recouvrement et doit être signifié au moins 30 jours avant toute compensation sur le compte de l'employé. L’avis doit clairement mentionner l’intention de la société de recouvrer une dette par déduction du compte de la solde disponible de l’employé.
Donnez à l’employé la possibilité de conclure volontairement des conditions de remboursement avec l’entreprise et de proposer un calendrier de remboursement. Si l'employé répond, concluez un accord écrit avec l'employé incluant tous les détails du paiement de la dette.
Organisez une audition par un responsable impartial de l'audience en déposant une requête concernant l'existence de la dette et le calendrier de remboursement, si les efforts de recouvrement volontaire ont déjà échoué. L'employée doit, avant l'audience, consentir à accepter la décision prise par le responsable de l'audience.
Expliquez à l'employé que de fausses déclarations en connaissance de cause peuvent entraîner des mesures disciplinaires ou des sanctions pénales. Mentionnez tous les droits et protections disponibles en vertu de la loi.
Envoyer un dernier avis à l’employé pour lui expliquer qu’en raison de sa négligence et de son refus de payer, l’entreprise n’a pas d’autre choix que d’ajuster sa dette en fonction de la solde ou des fonds en sa possession. La notification doit mentionner que les dettes qui sont par la suite annulées ou qui ne sont plus dues à l'entreprise seront remboursées à l'employé.
