Tout le monde a eu une mauvaise expérience de service à la clientèle et de nos jours, nous nous attendons à plus pour notre argent. Si vous écrivez une lettre correctement à la bonne personne pour expliquer ce qui s'est passé, vous pourriez obtenir un remboursement ou un remplacement, selon votre problème.
Rassemblez les faits. Si vous avez un reçu d’achat, ayez-le devant vous. Assurez-vous de connaître la date et l'heure de l'incident, ainsi que le nom de l'employé responsable, si possible.
Gribouillez d'abord vos plaintes. Parfois, après une expérience avec un service client médiocre, vous pourriez être en colère et ne pas penser de manière rationnelle. Gribouillez tout cela en premier et retirez-le de votre système!
Déterminez à qui adresser la lettre. Si un employé vous a mal traité, trouvez qui est le gérant du magasin. Un coup d'œil en ligne ou un bref appel vous permettra de trouver cette information. S'il s'agissait d'un responsable, vous devrez vous identifier pour identifier le propriétaire ou le responsable régional afin de pouvoir mettre la lettre à la bonne main. Beaucoup de grandes entreprises ont un formulaire que vous pouvez remplir en ligne, mais celles-ci ne reçoivent presque jamais de réponse. Il vaut mieux écrire et envoyer votre propre lettre.
Commencez à écrire votre lettre. Dans le premier paragraphe, essayez de mentionner quelque chose de positif sur votre entreprise ou votre expérience. Si vous avez déjà magasiné sans problème, dites-le-leur. Ajouter des commentaires positifs aidera le ton général de la lettre.
Dans le ou les paragraphes suivants, expliquez la situation. Indiquez la date, l'heure et le nom de l'employé et renseignez-vous en détail sur ce qui n'a pas fonctionné et sur la raison pour laquelle cela était inacceptable pour vous.
Après votre liste de plaintes, ajoutez un paragraphe avec ce que vous demandez pour bien faire les choses. Si vous sortiez pour manger et que la nourriture était mauvaise, demandez un repas gratuit afin que vous puissiez donner une autre chance à leur restaurant. Si le produit était indésirable, demandez un remboursement pour pouvoir acheter un meilleur produit ailleurs. Si vous écrivez simplement pour leur faire prendre conscience d'une mauvaise situation, dites-le-leur.
Fermez votre lettre en indiquant à nouveau quelque chose de positif à propos de l'entreprise ou du service.
Signez votre lettre et ajoutez votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone sous votre signature afin que le responsable / propriétaire puisse vous contacter.
La meilleure façon de mettre cette lettre entre de bonnes mains est de la remettre à la main, si possible. Si la situation se produit localement, allez dans le magasin et demandez à parler à la personne à qui vous avez adressé la lettre. Cela vous donnera des résultats beaucoup plus rapides. Vous pouvez expliquer la lettre alors et là ou vous pouvez simplement la leur remettre et partir.
Si la remise en main n'est pas possible, postez la lettre.
Donnez au responsable environ une semaine pour vous répondre. Si vous n'entendez rien après cette période, appelez-les et demandez-leur si votre lettre a été reçue. Souvent, ils travaillent sur un plan pour vous fidéliser en tant que client et cela prend parfois plus de quelques jours à comprendre.
Si l'entreprise fait tout ce qui est en son pouvoir pour redresser la situation, dites-le aux gens. Un bon service client mérite d'être diffusé par le bouche à oreille!
Conseils
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N'écris pas la lettre quand tu es encore en colère. Donnez-vous quelques jours pour vous calmer si nécessaire.
