L'utilisation accrue des systèmes électroniques pour la gestion comptable et financière dans les entreprises a réduit l'utilisation de documents physiques dans de nombreuses entreprises. Le recours à des systèmes de gestion des enregistrements numériques et à des programmes de comptabilité financière a permis à certains cabinets d’audit d’offrir des services d’audit sans papier aux entreprises qui gèrent principalement un bureau sans papier. Des modèles d’audit sans papier ont été établis au moyen de réglementations gouvernementales, de méthodes préférées des entreprises d’audit et de propositions d’organisation comptable.
Accessibilité
Les entreprises qui optent pour un audit sans papier peuvent offrir un accès accru aux documents financiers et aux états financiers du personnel d’audit. Une accessibilité accrue peut réduire le temps nécessaire au personnel comptable et financier pour fournir des documents aux auditeurs. En fonction des exigences de sécurité, l'accessibilité peut permettre aux auditeurs d'effectuer leur examen depuis l'extérieur des installations de l'entreprise.
Capacité de suivi
La plupart des systèmes d'audit sans papier offrent des capacités de reporting et de suivi tout au long du processus d'audit. Les responsables de la société auditée ainsi que la direction de la société d’audit peuvent facilement suivre et surveiller chaque étape du processus d’examen. Ce suivi accru peut aider à rationaliser les besoins en ressources et à gérer le calendrier d'audit. Le suivi et la gestion du temps peuvent être essentiels, en particulier pour les sociétés ouvertes dont les délais de rapport sont prescrits par la SEC.
Moins de déchets
Réduire le nombre de copies de documents financiers, d'installations de stockage et de fournitures de bureau dupliqués peut réduire la quantité de déchets générés par les deux entreprises. Les audits sans papier utilisent moins de papier, de toner, d'électricité et de fournitures de bureau qu'un audit traditionnel lié au papier. La réduction du papier et des fournitures associées peut offrir des économies de coûts et un avantage écologique. Cet accent vert peut être important pour les entreprises qui souhaitent promouvoir leur entreprise comme respectueuse de l'environnement.
Examen plus rapide
Un audit sans papier peut prendre moins de temps qu'un processus d'audit traditionnel. Les documents financiers peuvent être facilement chargés pour examen et analyse avec une plus grande précision. Le traitement électronique des tâches d'audit minimise les erreurs humaines et la nécessité de saisir manuellement les informations dans un système d'audit. Lorsqu'un élément d'audit est marqué pour un examen supplémentaire, les auditeurs peuvent facilement envoyer les informations au responsable financier pour examen et informations supplémentaires. Les révisions électroniques peuvent prendre moins de temps que les réunions physiques en personne avec des formulaires papier. Moins de travail manuel et des révisions plus faciles peuvent réduire le calendrier d’audit total.
Sécurité accrue
Les documents physiques sont plus difficiles à sécuriser que les documents électroniques. Les données et les documents électroniques peuvent être sécurisés à l'aide de mots de passe et d'autres méthodes de sécurité numériques. Un système de suivi électronique peut également indiquer qui a examiné chaque élément de données à des fins de vérification de la sécurité. Les documents physiques peuvent être copiés, perdus ou placés dans un emplacement non sécurisé. Un audit sans papier augmente la sécurité du système financier d’une entreprise.
