Avec le progrès continu de la technologie, l’une des tendances les plus récentes du 21ème siècle a été le prétendu bureau sans papier. Un bureau sans papier n’est pas réellement totalement sans papier, mais utilise plutôt un minimum de papier et convertit autant de documents que possible en format numérique. Un bureau sans papier présente à la fois des avantages et des inconvénients, qui devraient tous deux être pris en compte par une organisation envisageant une transition de la tenue de documents classique.
Plus compact et efficace
Les fichiers numériques nécessitent beaucoup moins d'espace physique que les fichiers papier et sont beaucoup plus faciles à organiser. De plus, les fichiers numériques archivés sont beaucoup plus faciles d'accès que les fichiers papier archivés. Les fichiers numériques peuvent être facilement partagés entre plusieurs utilisateurs à la fois, et accessibles depuis des sites distants, améliorant ainsi l'efficacité du travail.
Conscience environnementale
Moins de fichiers papier signifie moins de papier utilisé pour les copies en double et pour la tenue des dossiers en général. Ce facteur rend un bureau sans papier plus écologique dans la plupart des cas. Pour les magazines et autres publications en ligne, la publication numérique signifie l'élimination des encres contenant des métaux lourds, des solvants et d'autres substances nocives pour l'environnement.
Problèmes logiciels et matériels
Un bureau sans papier est aussi efficace que le logiciel et le matériel utilisés pour stocker les enregistrements le permettent aux travailleurs. Les bogues logiciels et les pannes d'équipement peuvent provoquer des perturbations majeures dans le fonctionnement d'un bureau sans papier. La maintenance du logiciel et du matériel d'un bureau sans papier est également une préoccupation; Le personnel ou les consultants en technologie de l'information (TI) sont souvent nécessaires, ainsi que des techniciens pour effectuer la maintenance du matériel sur une base régulière.
Erreurs de saisie de données et courbes d'apprentissage
Comme pour toute transition, la transition vers un bureau sans papier implique souvent une courbe d'apprentissage, en particulier dans un environnement de bureau où les employés ne sont pas déjà familiarisés avec l'informatique. Les erreurs de saisie de données peuvent être coûteuses et engendrer des problèmes majeurs. En outre, des erreurs de saisie et de classement des données peuvent entraîner une catégorisation erronée des enregistrements, ce qui rend difficile voire impossible leur recherche ultérieure.
Problèmes de sécurité
Les enregistrements numériques peuvent être vulnérables aux accès non autorisés, soit par piratage, soit par sécurité laxiste du personnel. Surtout avec des dossiers juridiques et médicaux sensibles, la perte de données peut entraîner une responsabilité importante pour l'entreprise impliquée, en particulier si une négligence est impliquée. L'élimination des enregistrements numériques présente une difficulté particulière, en particulier dans un environnement de réseau partagé. Le simple effacement d'un fichier ne supprime pas complètement un enregistrement numérique, tout comme le fait de jeter un document dans une corbeille n'empêche pas une autre personne de récupérer le document ultérieurement.
