Un classeur se réfère généralement à un meuble de bureau qui stocke des dossiers et des documents. Les classeurs sont de tailles différentes. Certains ont des serrures pour empêcher tout accès non autorisé, tandis que d'autres sont faciles à transporter et accessibles à tous. Les entreprises avec de grandes quantités de fichiers, tels que des hôpitaux, des cabinets d’avocats ou des écoles, maintiennent souvent des classeurs qui ne peuvent pas se déplacer facilement.
Les bases
Il existe plusieurs façons de classer des documents. Pour développer une approche systématique, vous devez analyser les informations qui seront stockées dans les fichiers. Faites un remue-méninges de différentes manières afin de pouvoir choisir la meilleure méthode. Par exemple, si vous tenez des registres des fournisseurs de pièces d’automobiles, vous pouvez alors utiliser une méthode alphabétique basée sur le nom de la société. Vous pouvez également définir une méthode permettant de séparer les fournisseurs par région (Sud, Ouest, Est, International, par exemple). Si vous conservez des archives de reptiles, votre méthode peut impliquer l’organisation des reptiles par leur nom scientifique ou par la date à laquelle le fichier a été créé.
Gestion de documents
Une fois que vous avez conçu une méthode satisfaisante, assurez-vous de l'écrire afin que d'autres personnes puissent comprendre et suivre le système de classement. Vous devez également vous assurer que les fichiers sont correctement conservés, car votre système deviendra rapidement inefficace si les fichiers sont incomplets (par exemple, des données manquantes) ou mal stockés (par exemple, les catégories d'archivage sont ignorées). Par exemple, si vous séparez les sexes par couleur, les personnes qui créent des fichiers doivent se rappeler de distinguer les hommes des femmes.
Vous devez anticiper la croissance et ajouter des armoires supplémentaires ou de l'espace en fonction des besoins. Sinon, les disques seront trop bourrés. Déterminez également comment différencier les fichiers actifs des fichiers inactifs et, le cas échéant, à quel moment détruire ou détruire les fichiers inactifs.
Considérations
De nombreuses entreprises mettent en œuvre des systèmes d'organisation de documents utilisant des documents originaux ou des copies papier. Cependant, avant de créer un nouveau système de classement, vous devez explorer les options virtuelles. Par exemple, vous pouvez acheter un logiciel et saisir des données sur un serveur interne ou Web. Même si vous avez actuellement un système de classement, vous devez évaluer le temps et le coût du transfert de données en tenant compte des économies potentielles et de l'efficacité du stockage numérique ou sur le Web. Les cabinets d’avocats qui utilisent le logiciel de gestion de cas Needles peuvent passer beaucoup de temps à transférer des données, mais une fois que le système fonctionne pleinement, de nombreux avantages existent, tels que la possibilité d’accéder aux fichiers depuis des emplacements distants.
