Pour que les employés soient payés, la plupart des employeurs doivent effectuer le traitement de la paie. Bien que le traitement de la paie puisse être une tâche extrêmement détaillée, les étapes restent généralement les mêmes. Pour traiter efficacement et avec précision une masse salariale, il faut une bonne concentration et de bonnes compétences en mathématiques, ainsi que de solides compétences organisationnelles.
Salaire horaire
La première étape du traitement de la paie consiste à calculer le salaire à payer à chaque employé. Les cycles de paye les plus fréquents sont hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuels et mensuels. Les employés horaires sont généralement payés chaque semaine ou toutes les deux semaines. La plupart des entreprises demanderont aux employés horaires de remplir une feuille de temps à remettre à la fin de chaque semaine. La professionnelle de la paie doit s’assurer que la salariée et son responsable / superviseur signent la feuille de présence; sinon, il est invalide. En règle générale, les heures normales, personnelles / de congé de maladie ou de vacances sont enregistrées sur la feuille de présence et sont payées au salaire normal. La rémunération des heures supplémentaires doit également figurer sur la feuille de présence pour être payée au taux et demi.
Salaire payé
Les employés salariés sont généralement payés toutes les deux semaines, tous les 15 mois ou tous les mois. Ils ne sont pas tenus de remplir une feuille de temps car ils reçoivent le même nombre d’heures à chaque date de paye. La seule fois où une employée salariée changera d’heures, c’est si elle avait un changement de salaire ou si elle devait être payée au prorata (cela pourrait être dû au licenciement ou à d’autres jours non payés). En règle générale, le professionnel de la paie n'a pas besoin de modifier le salaire d'un employé salarié, car le système paie automatiquement le montant dû.
Avantages
Les employés peuvent choisir de participer aux régimes d’assurance maladie, d’assurance 401k ou de cafétéria de la société. Ces montants sont généralement déduits de l'obligation de changer, à moins que l'employé modifie ses déductions. Dans ce cas, il doit informer le professionnel de la paie par écrit du changement. Si les modifications sont soumises à temps, elles sont appliquées à la prochaine paie.
Les taxes
En vertu de la loi, l’employé et l’employeur sont tous deux tenus de payer des charges sociales; l'employé et l'employeur doivent payer des impôts fédéraux et généralement de l'État; certains états exigent que les taxes de comté soient également payées. Certaines entreprises utilisent un logiciel de paie permettant de calculer ces taxes, en déduisant automatiquement les montants des chèques de paie des employés. Le professionnel de la paie est également responsable du dépôt des taxes auprès du gouvernement, du dépôt des taxes trimestrielles et annuelles et de la publication des W2 annuels pour les employés.
Ajustements de la paie
Une fois que les heures à payer sont entrées dans le système, le professionnel de la paie doit revérifier les informations. Elle peut générer des rapports à partir du système et les utiliser pour vérifier les erreurs. Toute erreur détectée avant la fermeture de la paie peut être corrigée et reflétée dans la paie actuelle. Une fois que la paie est fermée, les modifications ou les ajustements peuvent être effectués manuellement (par exemple, une vérification manuelle) ou ajustés à la prochaine paie.
