Il n'y a rien de tel que la panique d'avoir besoin de copies d'un formulaire important sans pouvoir le trouver. Il est important de conserver des copies de votre formulaire 501 (c) (3) pour les demandes de subvention, les audits, les questions des donateurs et une bonne conservation des informations. Si vous avez perdu votre formulaire de demande ou votre lettre de détermination IRS, tout n'est pas perdu. Il est possible de récupérer ces documents et de restaurer vos enregistrements. Une fois que vous recevez des copies de remplacement, envisagez de placer une copie dans un coffre-fort, d'en conserver une avec votre comptable et de l'envoyer par la poste à tous les membres de votre conseil.
Conseils
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Vous pouvez obtenir des copies de remplacement de votre formulaire 501 (c) (3) sur le site Web de l'IRS ou à l'aide du formulaire 4506-A.
Trouver une copie en ligne
Certaines petites organisations à but non lucratif demandent le statut 501 (c) (3) en utilisant le formulaire 1023 EZ sur le site Web Pay.gov pour obtenir des frais de dépôt inférieurs et des frais de traitement plus rapides. Lorsque vous enregistrez sur leur site Web, ils conservent une copie de votre formulaire d'exonération sur votre compte afin que vous puissiez y accéder et l'imprimer à tout moment. Pour accéder à une copie de votre formulaire 1023 EZ d'origine, vous devez vous connecter à votre compte, cliquer sur "Mon compte" dans le coin supérieur droit de l'écran, puis sur "Mes formulaires". Cette page répertorie tous les formulaires soumis via votre compte. Recherchez une ligne indiquant: "Demande simplifiée de reconnaissance de l’exemption en vertu de l’instruction 501 (c) (3)". Sur cette ligne, vous pourrez cliquer sur "Afficher le PDF", enregistrer le fichier sur votre ordinateur, puis imprimer une copie de votre formulaire pour vos dossiers.
Demander une copie par courrier
Si vous avez déposé le formulaire 1024 ou 1023 par courrier plutôt que par le site Web Pay.gov, vous devrez contacter l'IRS afin de recevoir une copie de vos formulaires et pièces jointes par la poste. Le formulaire 4506-A est nécessaire pour cette demande. Pour renseigner les informations demandées, vous devez connaître le nom, l'adresse et le numéro EIN de l'organisme à but non lucratif. Si vous ne disposez pas de ces informations, vous pouvez les trouver à l'aide de la page de recherche d'organisation exonérée d'impôt IRS, dans laquelle vous pouvez effectuer une recherche par nom d'organisation, numéro EIN ou emplacement. Vous devrez également fournir vos propres nom, adresse, coordonnées et la raison pour laquelle vous demandez une copie de vos formulaires. Vous allez poster votre formulaire 4506-A dûment rempli à l'unité de correspondance IRS de Cincinnati, OH. Une fois qu'ils auront reçu votre formulaire dûment rempli, ils l'examineront et vous posteront les informations et formulaires demandés.
Contacter d'autres personnes pour obtenir une copie
Souvent, les gens partagent des copies de leurs formulaires de demande d’association à but non lucratif avec d’autres au cours du processus de préparation. Renseignez-vous auprès des avocats, des membres du conseil, des mentors ou des amis qui vous ont aidé à remplir vos formulaires avant de les déposer. Si vous utilisez un comptable ou un agent inscrit pour vous aider à déclarer vos impôts ou à gérer l'argent de votre organisation à but non lucratif, il devrait également conserver une copie de tous vos documents importants. Certaines organisations à but non lucratif gèrent un coffre-fort à la banque, qui contient des copies supplémentaires de formulaires, documents et informations confidentielles. Parcourez les dossiers de votre bureau ou demandez aux organisations à but non lucratif locales avec lesquelles vous collaborez si elles ont une copie de vos formulaires dans leurs dossiers.
Lettre de détermination de l'IRS
Une fois que l'IRS examine votre demande d'exonération fiscale 1023, 1023 EZ ou 1024, il décide d'approuver votre demande, de refuser votre demande ou de demander plus d'informations avant de prendre une décision. Une fois la demande approuvée, ils envoient une lettre officielle d’exemption de taxe à l’adresse postale indiquée de votre organisation à but non lucratif. Si vous perdez ce formulaire et avez besoin d’une copie supplémentaire, vous pouvez en imprimer un à partir de la page de recherche de l’organisation exonérée d’IRS. Entrez simplement le nom de votre organisation, son EIN ou son emplacement et cliquez sur votre liste. En haut de la page, cliquez sur le titre "Lettre de détermination" afin de sauvegarder le fichier sur votre ordinateur et d’en imprimer une copie pour vos dossiers.
