La comptabilisation des stocks de carburant nécessite une méthode fonctionnelle de mesure volumétrique, à la fois lors de la réception et de la sortie de carburant. Les facteurs environnementaux peuvent provoquer une pénurie d'inventaire perçue; par exemple, à des températures élevées, une partie du carburant dans des réservoirs non pressurisés peut se vaporiser et ne pas être disponible pour la mesure du volume de liquide, ou même s'échapper lorsque le bateau est ouvert pour effectuer une mesure manuelle. Alternativement, le temps froid peut provoquer une contraction du volume du stock de carburant liquide. La prévention du vol par le biais de mécanismes de verrouillage est également importante pour maintenir un inventaire précis du carburant.
Enregistrez les transactions de carburant dans un journal de bord. Les entreprises ayant plusieurs sites devraient avoir un journal de bord pour chaque site de distribution, mis à jour périodiquement par le personnel administratif du site. Les chauffeurs d’entreprise doivent tenir un journal de bord personnel des transactions de carburant. Les véhicules partagés doivent avoir leur propre connexion en plus des journaux de pilotes indépendants, de sorte que les deux ensembles de données puissent être référencés ultérieurement. Les journaux de bord des véhicules et des conducteurs devraient également indiquer la distance parcourue chaque jour afin de surveiller le rendement énergétique.
Combinez périodiquement les données des journaux de bord dans une feuille de calcul informatique pour obtenir une image plus globale de l'utilisation de carburant par l'organisation. Les entreprises disposant de dépôts de carburant peuvent utiliser les données du journal de bord pour déterminer la quantité de carburant restant en stock.
Vérifiez et enregistrez manuellement le carburant entreposé périodiquement en utilisant à la fois les indicateurs mécanisés et un indicateur manuel. La comparaison du stock de carburant réel disponible à l'estimation basée sur un journal de bord peut alerter la société en cas de vol ou d'équipements de pompe défectueux. Selon Cantest Solutions Inc., l'évaporation du carburant ne devrait pas entraîner plus de 0,125% d'écart de mesure, même lors d'une journée d'été moyenne. Des écarts significativement plus élevés que cela peuvent indiquer un problème.
Verrouillez les pompes et les bouchons d’essence en tout temps lorsque vous ne les utilisez pas. Cela empêche la réduction des stocks due au vol.
Comparez les données d'un mois à l'autre à l'aide des données des journaux de bord et des feuilles de calcul. Le recoupement des données peut révéler des tendances en matière de consommation de carburant et peut même constituer un indicateur utile pour la maintenance du véhicule, car les enregistrements suivront la consommation de carburant de chaque véhicule.
Conseils
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La création de plusieurs feuilles de calcul basées sur les données du journal de bord peut permettre au personnel comptable de suivre différents facteurs pertinents pour l'entreprise. Certaines entreprises, comme les stations-service, peuvent se contenter de consigner des rapports de carburant simple, tandis que les entreprises utilisant un parc de véhicules peuvent obtenir des informations utiles en conservant des enregistrements et des rapports plus complexes.
Attention
Il est important de prendre des lectures manuelles de temps en temps, en particulier lors de la gestion de réservoirs de carburant enterrés. Les dispositifs de lecture mécanisés peuvent tomber en panne et les réservoirs peuvent fuir, ce qui signifie que le simple test de volume avec une règle à jauge peut détecter un problème avant qu'il ne se transforme en boule de neige.
