Lors de la rédaction d'une proposition de frais, vous devez montrer à votre client ce qui sera fait exactement, combien cela coûte et pourquoi cela coûte. Ceci est fait en écrivant une proposition en deux parties. La première partie est l'énoncé des travaux, qui détaille le travail en cours, généralement écrit avec une description détaillée des services fournis. La deuxième partie consiste en une série de tableaux indiquant les coûts de chaque élément détaillé dans l'énoncé des travaux. Ils doivent pouvoir être lus et compris rapidement.
Définir l'énoncé des travaux pour le projet. Cela peut être aussi court ou aussi long que nécessaire, d'une page à une centaine de pages ou plus, selon le projet. Énumérez chaque phase du projet dans des sous-rubriques distinctes. Sous chaque phase, décrivez sa portée sous forme de paragraphe. Sous cette description, indiquez chaque service fourni. Puis, sous forme de points, répertoriez chaque tâche effectuée sous chaque service.
Créez une feuille de calcul pour chaque phase du projet décrite dans l'énoncé des travaux. Étiquetez la feuille de calcul avec le même sous-titre pour la phase que l’énoncé des travaux en mettant le titre sur la première ligne de la feuille de calcul. Par exemple, si la première phase du projet est un audit, le titre de la feuille de calcul et le sous-titre de l'énoncé des travaux seront tous les deux "Audit".
Expliquez la signification de chaque colonne en lui attribuant un titre dans la deuxième ligne de la feuille de calcul. Une feuille de calcul typique, par exemple, peut répertorier les titres suivants: "Service", "Taux horaire", "Heures", "Remise", "Total".
Répertoriez chaque service dans la colonne de gauche de la feuille de calcul. Incluez les taux et les totaux s’appliquant au projet dans les colonnes adjacentes. Le cas échéant, décomposez les services en tâches et indiquez-y les tarifs et les frais. Cela peut être important si un consultant est recruté ou si le service comprend de nombreuses tâches, ou des tâches avec des frais différents.
Créez un total pour la phase de projet en bas à droite de la feuille de calcul.
Formatez la feuille de calcul comme il convient. Dans les lignes contenant des titres, utilisez des cellules de couleur avec du texte blanc. Utilisez des bordures pour diviser les colonnes.
Créez une nouvelle feuille de calcul intitulée «Totaux» lorsque vous avez terminé les feuilles de calcul pour chaque phase du projet. Sur cette dernière feuille de calcul, listez chaque phase du projet dans la colonne de gauche et les totaux à droite. Sur la dernière ligne de cette feuille de calcul, incluez le "Total général" du projet en additionnant tous les frais.
Relisez votre proposition de frais. Ne comptez pas uniquement sur les services d’orthographe avant de soumettre votre proposition.
