Une entreprise prospère repose sur une gestion de bureau efficace. Créer et gérer une liste de fournitures de bureau est un moyen de maintenir votre bureau à des performances optimales. Une liste de fournitures de bureau est un inventaire des fournitures dont votre bureau a besoin pour s’acquitter de ses tâches quotidiennes. L'utilisation d'une liste de fournitures de bureau vous assure que vous n'oublierez pas les articles importants lors de la commande de fournitures.
Créez un inventaire de tout le matériel de bureau utilisé par le personnel de votre entreprise. Pour compiler une liste complète, effectuez une visite guidée de votre immeuble de bureaux. À partir de votre bureau, notez le matériel de bureau que vous utilisez. Voyagez dans votre immeuble de bureaux, y compris les salles de copie, les salles de courrier, les espaces de réception, les salles de repos et les toilettes.
Placez chaque équipement de bureau dans une catégorie spécifique. Cela éliminera les doubles emplois. Les catégories à inclure sont les fournitures de bureau générales, la technologie et le matériel électrique, les articles de papeterie et de papier, les produits de nettoyage et les articles divers.
Évaluer les besoins opérationnels pour chaque pièce d'équipement. Par exemple, les imprimantes ont besoin d'encre. Les ordinateurs ont besoin de cordes. Les classeurs ont besoin de fichiers. Les cafetières ont besoin de doublures. Les distributeurs de savon ont besoin de savon.
Entrez les données que vous collectez dans une feuille de calcul. Utilisez des colonnes distinctes pour les catégories principales, la liste du matériel de bureau et les fournitures de bureau réelles. En utilisant une feuille de calcul, vous pouvez trier votre liste de fournitures de bureau selon vos besoins ou ajouter des informations supplémentaires, telles que les numéros d'identification de pièce ou de produit.
Conseils
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Si votre entreprise est importante, vous souhaiterez peut-être demander à chaque service ces fournitures spécifiques, telles que les registres de contrôle et les dossiers du personnel. Pour identifier facilement vos besoins en fournitures de bureau, maintenez un inventaire à jour du matériel et des fournitures de bureau à l’aide de votre feuille de calcul. Reportez-vous régulièrement à votre inventaire pour éviter de manquer de fournitures.
