Même si une équipe exécute les activités du projet sans heurts, le chef de projet doit surveiller l’avancement du projet en termes de temps, de coûts, de ressources et de performances. Vous atteignez cet objectif en comparant l’état du projet au plan de travail et au budget approuvés. Vous comparez également les paramètres de planification réels du projet à ceux définis dans le plan de projet. Ensuite, vous comparez les engagements de projet, tels que les finances et autres ressources, à ceux référencés dans le plan de projet. Vous vérifiez ensuite l’avancement réel du projet dans le temps par rapport à ce qui est prévu et documenté dans le plan de projet.
Surveiller le budget du projet
Le budget d’un projet peut être indiqué en ressources, telles que dollars, semaines de ressources, heures dépensées ou autre mesure. Vous comparez votre utilisation réelle des ressources du projet à celle prévue dans le plan de projet. Le suivi du budget est essentiel car avant le début du projet, le chef de projet et les parties prenantes acceptent de consacrer des ressources particulières au projet. Par conséquent, si les coûts du projet commencent à dépasser le budget, cela peut signifier que, sans un ajustement de la portée du projet ou des ressources, toutes les exigences du projet ne seront pas satisfaites.
Suivre la portée du projet
La portée d'un projet comprend les exigences du projet, également appelées objectifs. Le suivi de la portée du projet est essentiel car il influence tous les autres aspects du projet, y compris les coûts, le calendrier et les ressources du projet. Par exemple, si vous avez trop de ressources affectées au projet, vos coûts seront trop élevés. Le suivi de la portée du projet mettra fin au glissement de la portée, c’est-à-dire l’ajout de nouvelles exigences après l’approbation du plan de projet. La dérive de la portée signifie que le budget, le temps et les ressources alloués au projet seront insuffisants.
Regarder le calendrier du projet
Un chef de projet compare l’état de travail du projet indiqué dans le calendrier du projet au calendrier prévu pour s’assurer que le projet se déroule comme prévu. Le calendrier du projet peut être représenté comme une structure de répartition du travail qui identifie les activités réalisées en fonction des rapports quotidiens, de la reconnaissance des jalons, des informations sur le matériel et d’autres commentaires, ainsi que des ressources nécessaires pour chaque phase du cycle de vie d’un projet. En utilisant le calendrier, il est également possible d'identifier les jalons atteints et les activités pouvant nécessiter des ressources supplémentaires si elles doivent être terminées à temps et dans les limites du budget.
Superviser les ressources du projet
Les ressources d’un projet incluent les personnes, les installations de travail, les équipements, les logiciels et autres outils du projet. L'engagement de ressources dans un projet ne se traduit pas seulement en dollars et en cents, mais également en coûts d'opportunité en termes de disponibilité réduite des ressources pour un autre projet. Il est important de surveiller les progrès du projet en partie par la disponibilité de ressources particulières lorsque cela est nécessaire, car le manque de ressources disponibles affectera le calendrier du projet, sa portée et la qualité du produit final du projet.
