Un formulaire W4 est connu sous le nom de Certificat d'allocation de retenue de l'employé. Les employeurs sont tenus de donner aux employés un W4 à remplir lors de leur embauche. Le W4 aide l’employeur à déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir sur le salaire des employés. En conséquence, l’employé doit indiquer son statut de classement et son nombre de quotas sur le W4. L'employeur doit conserver le W4 au dossier.
Téléchargez le W4 sur le site Web de l'IRS. Utilisez le lien «Formulaires et publications» pour accéder au W4. Adobe Acrobat doit être installé sur votre ordinateur pour pouvoir télécharger et imprimer le formulaire. Le W4 est disponible en anglais et en espagnol.
Attribuez aux employés ayant le statut de citoyen le numéro W4 pour l'année d'imposition appropriée. Les employés devraient recevoir un nouveau W4 lors de leur embauche et chaque fois qu'ils doivent apporter des modifications à l'impôt fédéral sur le revenu.
Donnez aux employés ayant le statut d'étranger non résident des instructions pour le formulaire 8233 avant de leur donner un formulaire W4 à remplir. Les instructions sont disponibles sur le site Web de l'IRS. Non-US les citoyens peuvent avoir des directives de retenue différentes de celles des citoyens américains.
Expliquez aux employés l’importance de remplir le questionnaire W4 correctement et honnêtement. Par exemple, réclamer plus de personnes à charge que ce à quoi ils ont véritablement droit peut les amener à devoir l'IRS lorsqu'il est temps de déposer des déclarations de revenus.
Placez le document W4 dans le dossier personnel de l’employé, dans une zone sécurisée. Créer un système de classement électronique. Numérisez et enregistrez le W4 dans un emplacement confidentiel sur votre disque dur.
