Il y a des choses spécifiques que vous pouvez communiquer à d'autres personnes de votre entreprise en utilisant la distribution de mémos. Un mémo communique généralement quelque chose d'important avec des collègues et est généralement distribué à au moins plusieurs personnes au sein de l'entreprise. Un mémo peut également être utilisé pour informer tout le monde sur un problème urgent, tel que la perte de fichiers. Les fichiers perdus peuvent affecter le fonctionnement de l'entreprise et les travailleurs doivent être avertis du problème et de la façon dont ils peuvent aider le plus rapidement possible.
Complétez l'en-tête du mémo sur les fichiers perdus. Cela inclut une ligne pour la date, le sujet, à qui le mémo est destiné et de qui il provient. Ces lignes sont intitulées «Date», «Sujet», «À» et «De». Le sujet doit au moins dire «Fichiers perdus», mais peut également décrire les fichiers perdus.
Expliquez brièvement le problème dans le premier paragraphe directement sous l'en-tête. Cela devrait certainement inclure les fichiers perdus, tels que les fichiers d'un client ou d'un projet spécifique. Cela peut également inclure la manière dont vous pensez que les fichiers ont été perdus, l'endroit où ils se trouvent et l'urgence de les retrouver.
Décrivez plus en détail le problème dans la section suivante. Obtenez plus de détails sur les fichiers perdus à ce stade. Vous pouvez fournir des détails sur le client ou le projet auquel les fichiers correspondent ou davantage d'informations sur la manière dont les employés peuvent rechercher les fichiers. À ce stade, donnez une date précise à laquelle les fichiers doivent être trouvés.
Dites aux destinataires du mémo exactement ce que vous voulez qu'ils fassent dans la dernière section. Il doit s'agir d'actions spécifiques, telles que la recherche dans la base de données X ou l'analyse de tous vos fichiers personnels au cas où vous auriez enregistré les fichiers perdus sur votre ordinateur d'entreprise ou sur des clés USB. Répétez la date à laquelle les fichiers doivent être trouvés.
Relisez le mémo. Assurez-vous de ne pas inclure d'informations sensibles sur les fichiers qui ne doivent pas être enregistrées. Assurez-vous également que vous avez clairement expliqué l’importance de retrouver les fichiers perdus.
