Planifier un événement demande beaucoup de travail. Pour chaque personne ou entreprise dont vous engagez les services, vous aurez besoin d'un contrat vous évitant d'être surchargé ou bloqué sans ces services le jour de l'événement. Utilisez un langage clair et concis lors de la rédaction d'un contrat d'événement afin d'éviter toute interprétation erronée de la part d'une partie.
Compilez toutes les informations que vous devez inclure dans le contrat en un seul document à titre de référence. Cela inclut les noms et les coordonnées de vous-même et de la société ou de la personne, y compris l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique, la date de l’événement, l’heure à laquelle vous souhaitez que les travailleurs se présentent et l’heure à laquelle l’événement commence et doit se dérouler. fin. Rédigez une liste de tout équipement pertinent que vous fournirez et de ce que vous attendez du travailleur sous contrat. Par exemple, si vous embauchez un DJ, précisez si vous pouvez fournir des haut-parleurs, mais le DJ est responsable des câbles.
Créez un formulaire avec des sections pour les informations de contact, les dates et heures indiquées, ainsi que les attentes sur votre liste. Pour un contrat déjà formaté, Microsoft Office propose plusieurs modèles gratuits.
Rédigez un accord de paiement en indiquant votre nom en tant que payeur, le nom du bénéficiaire (le nom de l'entreprise) en tant que destinataire, le salaire horaire ou global et les éventuels frais supplémentaires susceptibles d'être ajoutés ou soustraits (Indiquez précisément pourquoi cela pourrait arriver, le cas échéant.). Indiquez le mode de paiement (chèque, espèces, PayPal) et le moment où le paiement sera effectué. Si le paiement doit être effectué le jour de l'événement, indiquez s'il le sera avant ou après la fin des services.
Ecrivez une section spécialement pour les remboursements et les annulations, et expliquez explicitement vos motifs pour ne pas effectuer de paiement. Inclure une fenêtre de temps pour permettre les annulations. Par exemple: "La société peut annuler jusqu'à 48 heures avant l'événement, sinon des frais seront facturés." Indiquez quels seront les frais.
Rédigez une section pour tout autre article négociable spécifique à votre événement et comment il peut être résolu. Par exemple, si l'événement est en extérieur, incluez un plan de "journée pluvieuse" ou indiquez si vous l'annulez, comment vous allez en informer le travailleur sous contrat et quelle compensation (le cas échéant) il pourrait recevoir.
Créez une section avec votre nom et les noms complets des travailleurs sous contrat, dactylographiés, avec une ligne pour dater et signer. Copiez le contrat d'événement signé pour le travailleur et conservez une copie supplémentaire pour vos dossiers.
