Un résumé peut accompagner n’importe quel type de rapport. Il s’agit simplement d’une consolidation des détails importants si votre public ne souhaite pas lire le rapport en entier. Les différences sont dans les détails les plus fins. Vous devez peaufiner le format standard en fonction de votre sujet et de votre public. Si votre public est l’armée, Strategic Marketing Group vous prévient que la marine produit à elle seule plus de 500 millions de pages de documentation par an. Garder cela à l'esprit devrait être votre principale préoccupation car le personnel n'a peut-être pas beaucoup de temps à consacrer à vos pages.
Organiser vos informations
Votre premier défi consiste à organiser les informations dans votre rapport afin que vous puissiez incorporer les parties les plus importantes dans un document beaucoup plus court - votre résumé. Passez en revue le rapport complet et sélectionnez les informations que vous souhaitez inclure dans votre résumé. L'ordre de présentation devrait être similaire à la manière dont les informations apparaissent dans le rapport lui-même. Incluez des rubriques dans votre résumé qui correspondent ou peuvent être facilement connectées aux sections de votre rapport. Si votre rapport ne se prête pas à des titres, vous pouvez le noter lorsque vous le rédigez, en guidant votre lecteur vers où, dans le rapport le plus long, il peut trouver des informations plus détaillées. Vous ne voulez pas inclure de données spécifiques dans votre résumé, mais votre lecteur devrait pouvoir le trouver s’il veut en savoir plus.
Rédaction du résumé
Le but d’un résumé est d’expliquer le plus rapidement possible toutes les informations fondamentales dont votre lecteur a besoin pour prendre une décision concernant le problème que vous abordez. Structurez votre résumé pour que les informations les plus importantes apparaissent au début. Cela devrait inclure la mention de l’objet et de la portée de votre rapport et éventuellement de votre conclusion. Vous ne voudrez peut-être pas laisser votre public militaire deviner jusqu'au dernier paragraphe de votre résumé. En fonction du contenu du rapport, vous pouvez suivre les procédures à mettre en œuvre, les recherches que vous avez effectuées, les analyses, les options et votre décision finale. Gardez vos paragraphes courts, pas plus de sept ou huit phrases, et consacrez-les à une section de votre rapport. Restez dans les trois pages à moins que vous ne résumiez un rapport technique. Dans ce cas, votre résumé peut représenter jusqu'à 10% des pages de votre rapport, mais s'il est aussi long, il est acceptable d'écrire deux résumés distincts. Le plus long peut traiter des problèmes techniques et un résumé plus court de 3 pages peut donner un aperçu du rapport entier. Ne faites pas de va-et-vient entre passé, présent et futur, cela ralentirait la lisibilité.
S'adresser à un public militaire
Le groupe de marketing stratégique indique que le style d'écriture standard de l'Armée exige un message clair qui favorise la lecture rapide. Si votre rapport implique de faire une présentation à n'importe qui dans une branche des forces armées, veillez à ce que les phrases de votre résumé soient concises et précises. Évitez d'exprimer des opinions telles que «Je pense que cela fonctionnera parce que X est égal à Z». Vous pouvez supprimer six mots en indiquant simplement «X est égal à Z», puis exposez vos faits les plus importants et mettez-les en corrélation avec les résultats attendus.
Prendre des précautions
Pensez à votre lectorat si vous discutez de questions militaires. Si vous êtes membre des forces armées et que vous écrivez à une entité civile, veillez à ne pas inclure d'informations confidentielles ou portant atteinte à la sécurité. Si vous écrivez votre rapport et votre résumé à votre supérieur, les deux peuvent passer par une autre main avant d’arriver à son bureau. Assurez-vous donc que toutes les personnes concernées sont autorisées à lire ce que vous avez écrit.
