Comment planifier une cérémonie d'inauguration des travaux

Planifier une cérémonie d'inauguration peut être relativement facile ou très difficile, en fonction de la période de l'année, du type et du nombre de personnes impliquées, et de la coopération de la presse locale. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour planifier une cérémonie d'inauguration réussie.

Planification préalable du programme de la cérémonie d'inauguration des travaux

Fixez une date et une heure pour la cérémonie. Assurez-vous de garder à l'esprit la disponibilité des représentants qui doivent être impliqués.

Définissez le programme de l'événement.

Faites une liste de toutes les personnes à inviter. Il peut inclure des représentants de la ville, du comté et même des États et du gouvernement fédéral. la chambre de commerce locale et les groupes de développement économique; les dirigeants de la société ou de l'organisation pour laquelle une innovation est en cours; et la presse locale.

Élaborez un plan d’urgence en cas de mauvais temps. Cela pourrait inclure une courte cérémonie à l'extérieur pour permettre aux fonctionnaires de creuser la première pelle de terre, le reste de la cérémonie ayant lieu dans un lieu à l'intérieur ou dans une zone de tentes. Si les conditions météorologiques interdisent toute cérémonie extérieure, décidez si vous souhaitez déplacer la cérémonie vers une date de pluie alternative ou éliminer la fouille cérémonielle et tout conserver à un endroit intérieur.

Déterminez le meilleur moyen d'étendre l'invitation à un événement. Si l'événement est fermé au public, invitez les participants par courrier, téléphone ou courrier électronique direct. S'il est ouvert au public, les invitations peuvent également être publiées dans le journal local et publiées dans les messages d'intérêt public à la radio et à la télévision.

Appelez pour confirmer que la date et l'heure de la cérémonie sont sur l'horaire de chaque personne inscrite au programme. Assurez-vous que toutes les personnes à qui on demandera de parler ou de faire quelque chose pour l'événement comprennent leurs rôles dans le programme et le temps dont elles disposent pour parler.

Gardez une trace de tous les RSVP à des fins de logistique. Si une intervenante du programme devait se retirer au dernier moment, pensez à une autre intervenante pour prendre sa place et prenez les dispositions nécessaires dans les meilleurs délais.

Préparer la cérémonie

Appelez la chambre de commerce locale ou le groupe de développement économique pour vérifier s'ils disposent d'un kit révolutionnaire. La plupart des organisations de ce type auront une corde ou des rubans pour délimiter le site, ainsi qu'une pelle et un casque en or (ou autre couleur) pour la cérémonie. Ils fourniront généralement ces gratis pour les membres de leur groupe. Si ces éléments ne sont pas facilement disponibles, déterminez comment vous pouvez obtenir ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin.

Établissez un budget pour l'événement. Si aucun budget n'est disponible, déterminez les moyens d'obtenir les dons nécessaires pour que la cérémonie se déroule comme prévu.

Décidez des décorations si elles vont être nécessaires. Gardez à l’esprit les plans d’origine et d’urgence. Les mettre en place au moins une heure avant le début de l'événement.

Organisez des rafraîchissements et des articles en papier, le cas échéant. Sinon, assurez-vous qu'au minimum de l'eau fraîche est disponible pour les haut-parleurs du programme.

Organisez des places pour les alternatives intérieures et extérieures. Si le nombre de personnes assises n’est pas réalisable pour tous en raison de la taille de l’audience ou de l’endroit de la manifestation, organisez-vous pour que les participants au programme et d’autres dignitaires puissent s’asseoir. Déterminez si des places seront attribuées. Si tel est le cas, créez un tableau des places pour que toutes les personnes impliquées dans la cérémonie sachent où les participants au programme et les autres dignitaires seront assis.

Organisez une tente si nécessaire. Assurez-vous qu'il est en place et en place quelques heures avant le début prévu de l'événement.

Organisez un système de son si nécessaire. Assurez-vous qu'il est configuré et testé avant le début de la cérémonie.

Prendre des dispositions pour les poubelles, le cas échéant. Assurez-vous qu'ils sont en place avant le début de l'événement.

Créez des étiquettes d'identification pour tous les dignitaires participant à l'événement afin de pouvoir les identifier facilement. Arrangez-vous pour que quelqu'un les salue à leur arrivée et les assoie.

Marquez le site de la fouille avec une corde ou des drapeaux pour que les gens sachent précisément où aller. Organisez un passage de toile de plastique si le site est boueux pour éviter d’endommager les chaussures des participants.

Assurez-vous que tous les participants à la fouille ont un casque de sécurité. Sachez que de tels chapeaux peuvent être nécessaires pour tous les participants si la cérémonie a lieu dans une zone réservée aux casques de sécurité.

Conduite de la cérémonie

Assurez-vous que tous les participants sont à leur place avant le début de la cérémonie. Assurez-vous qu'ils comprennent leurs paramètres et le temps dont ils disposent pour parler.

Appelez les participants à l'ordre avant le début de la cérémonie. Bienvenue à tous pour la cérémonie et présentez le premier orateur au moment de commencer. Décrivez toutes les exigences logistiques telles que le lieu de restauration ou l'emplacement des toilettes.

Prenez des photos de l'événement au besoin. Une autre option consiste à obtenir des copies des photos prises par la presse.

Maintenir le déroulement du programme du début à la fin. Si nécessaire, intervenez et parlez de manière extemporanée pour maintenir le programme sur la bonne voie ou pour couvrir tout participant manquant.

Prenez soin de nettoyer une fois que l'événement est terminé. Assurez-vous que toutes les ordures sont ramassées et que le site est remis dans l'état où il était avant l'événement.

Articles dont vous aurez besoin

Liste des représentants de la presse locale
Liste des représentants de la ville, du comté, de l'État et du gouvernement fédéral
Invitations
Corde pour délimiter le site
Pelle
Hardhats pour les participants
Caméra
Décorations
Rafraîchissements
Site marquer l'équipement
Étiquettes de nom
Table et chaises
Podium avec système de son
Tente

Conseils

Le «lieu» correspond au site révolutionnaire. La seule période qui pourrait changer est liée à la taille de l'auditoire ou aux conditions météorologiques. Il est peut-être impossible de faire en sorte que tout le monde se trouve au bon endroit au bon moment. Veillez donc à ce que la date et l'heure correspondent à celles des personnes concernées. Les cérémonies d'inauguration comprennent généralement une fouille cérémonielle de la première pelle de terre. Ils peuvent également inclure des remarques du maire ou d’une autre ville, d’État, de fonctionnaires fédéraux, de représentants de la Chambre de commerce ou d’agences de développement économique, ainsi que de représentants de l’entreprise ou de l’organisation organisatrice de la manifestation. Dans la plupart des cas, il est préférable d'essayer de travailler sans système de sonorisation en raison des tracas et des dépenses liés à la mise en place d'un tel système. Gardez les rafraîchissements simples, comme du gâteau et du punch. La plupart des personnes impliquées dans l’événement ont un emploi du temps serré et n’ont pas le temps d’agrandir leurs buffets ou leurs dîners. Assurez-vous qu'ils sont en place au moins une heure avant le début de l'événement. Utilisez des étiquettes d'identification uniquement si elles sont nécessaires. Les casques peuvent souvent être empruntés à l’industrie locale si les fonds ne sont pas disponibles à l’achat. Soyez toujours prêt à intervenir et à faire tout ce qui est nécessaire pour assurer un résultat positif. Remerciez les participants d’être venus verbalement ou par communication écrite.