Votre organisation vient de créer un nouveau programme et vous devez en informer vos clients. Pour ce faire, le plus simple consiste à envoyer à chaque client une lettre l’informant du programme. Pour attirer l'attention du client, votre lettre doit être attrayante pour qu'il puisse la lire et votre lettre doit être informative pour qu'il comprenne exactement en quoi consiste le programme. Même si le programme profite à votre client, les gens hésitent généralement à lire les publipostages. Vous devez donc trouver le juste équilibre entre information et persuasion.
Tapez la date et sautez une ligne. Utilisez la fonction de publipostage de votre programme de traitement de texte pour ajouter les noms et adresses des clients, ou omettez-les si vous préférez une lettre générale.
Ignorez une ligne supplémentaire et tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom du client)" suivi de deux points, ou tapez "Cher client évalué" suivi de deux points pour une salutation générale. Cependant, gardez à l'esprit que les gens sont plus susceptibles de lire des messages qui leur sont spécifiquement adressés. Par conséquent, si vous pouvez ajouter le nom et l'adresse des clients, vous devriez le faire.
Commencez la lettre par quelque chose qui attirera l'attention des clients. Un fait ou une statistique pertinente pourrait les intéresser; par exemple. "Saviez-vous que vous pouvez assurer vos enfants à 50,00 $ par mois grâce à notre nouveau programme?" Commencer avec un avantage direct comme celui-ci attirera l'attention des clients et les encouragera à lire davantage.
Donnez les détails généraux sur le programme. Fournissez suffisamment d'informations pour que les clients puissent prendre une décision en connaissance de cause, mais pas suffisamment pour les submerger de petits caractères. Dites-leur où ils peuvent obtenir les détails. Par exemple, placez sur votre site Web les détails et un paquet de bienvenue, ainsi que l'application du programme.
Dites aux clients quoi faire s'ils sont intéressés. Fournissez un numéro de téléphone ou un site Web sur lequel ils peuvent s'inscrire. Indiquez les dates, lieux et délais pertinents, le cas échéant.
Fermez la lettre en tapant «sincèrement» et ignorez trois espaces. Tapez votre nom. Imprimez les lettres sur le site Web de votre organisation et signez votre nom au-dessus du nom que vous avez saisi dans chaque lettre. Si vous ne parvenez pas à signer chaque copie, faites un graphique de votre nom et insérez-le dans le document. Ainsi, lorsque vous imprimez les lettres, elles auront chacune une "signature".
