La correspondance commerciale est généralement succincte et bien organisée, les idées de l'auteur étant présentées de manière suffisamment concise pour tenir sur une page. Cependant, il arrive que le message que vous devez transmettre nécessite deux pages. Si vous formatez correctement la deuxième page de votre lettre commerciale, le lecteur ne néglige pas vos dernières pensées.
Formatage de l'en-tête de deuxième page
Le format d'en-tête de deuxième page que vous choisissez est à vous, mais il doit toujours inclure au moins le nom complet de la personne à qui la lettre est écrite. L'en-tête de la deuxième page peut également inclure le numéro de page et la date de la lettre.
Certains auteurs préfèrent utiliser une seule ligne sur la deuxième page de leur lettre. Ceci est connu comme le format horizontal. Par exemple, ils saisissent le nom du destinataire dans la marge de gauche, centrent le numéro de page et la date justifiée dans la marge de droite. En utilisant ce format, il semble presque que vous créez trois colonnes.
Une autre façon de formater la deuxième page consiste à utiliser le format de bloc, ce qui signifie que vous tapez le nom du destinataire sur la ligne supérieure sous la marge d'un pouce, puis le numéro de page sur la ligne suivante et la date sur la troisième ligne. Par exemple:
M. Davey Jones
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1er octobre 2018
Au lieu d'utiliser la marge justifiée à droite, il suffit de la placer au-dessus du centre de la page, presque à la marge de droite. Lorsque les lecteurs regardent la deuxième page, la première chose qu'ils voient est leur nom, le numéro de la page et la date. Ainsi, si vous choisissez d'agrafer les première et deuxième pages, la zone agrafée ne couvre pas le titre de la deuxième page.
Une fois le titre en place, vous devez laisser trois lignes vierges avant d’inclure le reste de votre lettre. Assurez-vous d'avoir suffisamment de texte pour justifier une deuxième page. Si vous ne disposez que d'une ou deux lignes supplémentaires, essayez de couper votre lettre pour qu'elle tienne sur une page. Assurez-vous également que vous ne commencez pas la deuxième page de votre lettre au milieu d’une phrase. Si possible, commencez un nouveau paragraphe sur la deuxième page afin que votre lettre coule mieux.
Création de la marge de deuxième page
Si vous avez une lettre commerciale de deux pages, vous pouvez agrafer les deux pages ensemble. Cependant, c'est acceptable si vous pliez simplement les deux pages de votre lettre afin qu'elles tiennent dans l'enveloppe. Si vous agrafez les pages, le lecteur sait évidemment que votre message ne se limite pas au contenu de la première page. Toutefois, si vous choisissez de ne pas agrafer, veillez à commencer la mise en forme assez loin du bord supérieur de la deuxième page pour que le lecteur se rende compte que la deuxième page est tout aussi importante que la première. Une marge d'un pouce en haut de la page est habituelle. C'est là que vous commencerez le titre de la deuxième page.
Obtenir le droit à l’information du destinataire
Étant donné que la deuxième page de votre lettre contient le nom du destinataire, il est essentiel que le nom du destinataire soit correctement orthographié sur la première page de la lettre, suivi de son titre et de son adresse postale. Sur la première page de votre lettre commerciale, les informations du destinataire suivent la date et l'adresse de retour.
Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe des informations du destinataire, consultez le site Web de l'entreprise ou appelez le secrétaire de l'entreprise ou la réceptionniste. Ne risquez pas de vous embarrasser et éventuellement d'offenser le destinataire en utilisant des informations incorrectes ou obsolètes.
