Les lettres de demande font partie intégrante du processus juridique. Ces lettres sont utilisées dans un premier temps, avant le litige, pour obliger une personne physique ou morale à respecter une obligation légale ou contractuelle convenue. Ces documents établissent une trace écrite qui justifie la validité d’une dette ou d’une réclamation. Cependant, pour être très utile si l'affaire est soumise à la justice, des délais de réaction appropriés sont essentiels.
Exécution du devoir
Lorsque vous demandez à une personne d’exécuter une tâche convenue, il est essentiel de prévoir un calendrier raisonnable. Par exemple, s’attendre à ce qu’une personne termine la vente d’une maison dans les 72 heures n’est pas raisonnable, car le processus de propriété peut à lui seul durer au moins une semaine. Dans la lettre de demande, définissez un délai raisonnable pour l’accomplissement de l’obligation. Si le temps ne vous préoccupe pas immédiatement, accordez une fenêtre de 30 jours.
Paiement
Si une personne doit de l'argent pour des biens ou des services rendus, le fait de fournir une lettre de demande peut intensifier le processus de recouvrement. En général, un délai de paiement de 10 jours ouvrables est raisonnable. Si une personne est contractuellement obligée de payer des intérêts ou des pénalités, tenez-en compte dans le montant demandé.
Transport de marchandises
Si une personne ou une société vous doit un article, par exemple des produits achetés, insérez cette attente dans la lettre indiquant qu'il vous sera remis dans un délai de 10 jours ouvrables. Autoriser le fournisseur à recevoir une extension si le retard résulte de facteurs externes tels que des envois endommagés. Le fait de prévoir une clause accordant une prolongation de la demande en échange d’une cause raisonnable et documentée aidera à maintenir la relation et sera considéré favorablement si l’affaire fait l’objet d’un litige.
Conseils
Envoyez toujours des lettres de demande par courrier recommandé avec accusé de réception pour vous assurer de leur réception. Ne faites pas de menaces déraisonnables - une lettre de demande est une lettre commerciale, pas un forum de discussion. En tout état de cause, il est préférable d’accorder plus de temps que pas assez de temps, au cas où l’affaire doit être portée devant les tribunaux.
