La planification des ressources humaines commence par la détermination des besoins en personnel: les niveaux, les postes et le nombre de personnes dont l’organisation a besoin pour mener à bien sa mission et ses objectifs. Ce type de planification survient généralement avant que l'entreprise ouvre ses portes aux entreprises. Des facteurs tels que la croissance de l'entreprise, l'augmentation des revenus, l'expansion sur de nouveaux marchés et le départ des employés peuvent également nécessiter du personnel supplémentaire. Lorsque vous êtes assis à la table avec la direction, il est sage d’avoir une proposition écrite qui justifie votre demande de main-d’œuvre supplémentaire.
Commencez par l'essentiel
En fonction de la taille de votre organisation et de la complexité de votre plan de recrutement, votre demande de proposition de personnel supplémentaire doit comporter au moins quatre sections de base:
- Résumé
- Évaluation des besoins
- Méthodologie
- Budget
Certaines propositions peuvent nécessiter des sections supplémentaires, telles que l'évaluation de projet et la stratégie de communication, mais une proposition de planification des ressources humaines peut ne nécessiter que quatre éléments de base. La proposition nécessite la participation de toute votre équipe des ressources humaines, car la dotation en personnel implique le recrutement, la formation et le perfectionnement des employés, ainsi que la rémunération.
Rédiger un résumé
Énoncez le but de votre proposition et identifiez les personnes qui ont fourni des informations. Résumez le contenu et fournissez des informations sur la manière dont vous envisagez de mettre en œuvre le plan de recrutement de personnel supplémentaire. Les lecteurs ayant uniquement accès au résumé doivent bien comprendre les raisons sous-jacentes de la demande de personnel supplémentaire. Expliquez également comment vous en êtes arrivé à la conclusion que vous avez besoin de plus d'employés et comment le budget couvrira les coûts de leur recrutement, de leur formation, de leur recrutement et de leur rémunération.
Exemple:
Le gestionnaire des ressources humaines de la société ABC, insérer le nom, soumet cette proposition datée du insérer la date pour justifier l'ajout de cinq employés supplémentaires dans deux départements: les services généraux des ventes et de la comptabilité. L'équipe des ressources humaines a étudié les besoins de l'entreprise, évalué le marché du travail actuel et estimé le coût global pour les employés supplémentaires. Les détails sont exposés dans la présente proposition d’approbation par l’équipe de direction de la société ABC.
Décrivez votre proposition de main-d'œuvre supplémentaire
Décrivez les raisons pour lesquelles l'entreprise a besoin de personnel supplémentaire et expliquez la méthode que vous avez utilisée pour déterminer le nombre d'employés requis pour assurer la continuité des opérations de l'organisation. L'évaluation des besoins inclura probablement un examen du plan de dotation en personnel actuel de l'entreprise et de la date de sa mise en œuvre. Il devrait également indiquer les étapes que vous avez suivies pour examiner les ressources actuelles de chaque ministère et ce que vous prévoyez être les futurs besoins en personnel du ministère. Par exemple, votre évaluation des besoins peut inclure des descriptions du mandat moyen des employés, de la planification de la relève, de la formation et du perfectionnement des employés, ainsi que de l'attrition et du roulement du personnel.
Décrivez votre méthodologie
C'est le processus utilisé pour conclure que l'organisation ou le service a besoin de personnel supplémentaire. Pour chacune des composantes de l’évaluation de vos besoins, décrivez les sources de vos informations et comment vous les avez utilisées. Par exemple, la moyenne du mandat des employés est un calcul simple:
- Examiner les dossiers du personnel des employés pour les dates d'embauche
- Calculer le nombre d'années d'emploi
- Total des années travaillées
- Diviser le total par le nombre d'employés
Pour certains départements, vous pouvez examiner le statut de chaque employé pour estimer le nombre d'attritions. La méthodologie devrait également inclure la disponibilité des travailleurs, car il n'y aurait aucun sens à demander du personnel supplémentaire si le marché du travail est tel que vous n'aurez aucune chance d'attirer des candidats qualifiés. La disponibilité sur le marché du travail détermine si vous avez accès à des ressources humaines, telles que les écoles voisines produisant des diplômés ou un marché du travail général situé à proximité d'un lieu de travail. Vous pouvez également inclure dans cette méthodologie ce qui pourrait arriver si la société est incapable d'embaucher du personnel supplémentaire qualifié. Par exemple, une augmentation des heures supplémentaires pour les employés actuels, une perte de productivité ou de ventes, ou un moral bas des employés, du fait que la main-d'œuvre actuelle supporte une charge de travail excessive, pourrait en résulter.
Proposer un budget
Le budget pour le personnel supplémentaire représente plus que ce que gagnent les employés. La rémunération de chaque employé comprend les salaires annuels, ainsi que le coût des avantages. En décembre 2017, le Bureau of Labor Statistics du département américain du Travail indiquait que le coût de la rémunération des employés du secteur privé s'élevait à 31,7% du salaire. Par exemple, le coût pour employer une personne gagnant 50 000 dollars par an est d'environ 15 850 dollars, soit un coût total de 65 850 dollars pour cet employé. Les avantages comprennent les congés payés, les cotisations à l'assurance et à l'épargne-retraite. Le recrutement, la formation et l’embauche d’employés entraînent également des coûts qui dépendent du temps et des salaires des membres de l’équipe des ressources humaines engagés dans le processus d’embauche. De nombreuses organisations basent leurs décisions d’embauche sur les coûts. Par conséquent, la section du budget de votre proposition doit décrire les coûts et la base de vos projections.
Tout résumer
La conclusion de votre proposition d’embauche de personnel supplémentaire doit indiquer le calendrier, en fonction du moment où vous recevez l’approbation, car vous ne pouvez généralement pas déterminer la date exacte à laquelle vous pouvez réellement amener des personnes à bord. Les imprévus, tels que les vérifications des antécédents et les candidats qui ont besoin de plus de temps pour en informer les employeurs actuels, peuvent entraîner des retards. Ne précipitez pas le temps imparti pour engager du personnel supplémentaire.
