Vous aurez plus de chances d’obtenir les effectifs supplémentaires dont vous avez besoin si vous concentrez votre énergie sur le fait de dire à votre employeur comment les nouveaux employés bénéficieront à la société plutôt qu’à vous-même. La quantification des avantages financiers, du service à la clientèle et de la productivité contribuera à améliorer vos chances d'obtenir l'aide dont vous avez besoin.
Première étape: énumérer les problèmes et les opportunités
Rédigez une liste des raisons pour lesquelles vous avez besoin des membres supplémentaires du personnel. Vous pourriez avoir du personnel compétent, mais pas assez. Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas respecter les délais, traiter les réclamations des clients ou exécuter les commandes à temps. Votre besoin en personnel peut également être dû au fait que vous n’avez pas les bons employés. Cela peut entraîner des erreurs, une augmentation des dépenses, des opportunités de vente perdues ou des responsabilités juridiques. Les problèmes causés par une dotation en personnel inadéquate peuvent inclure:
- Faible productivité
- Efficacité réduite
- Augmentation des blessures
- Mauvais service client
- Défections client
- Augmentation des dépenses
- Baisse du moral
- Roulement du personnel plus élevé
- Perte de ventes
- Goulots d'étranglement
Deuxième étape: énumérer les avantages
Rédigez une liste des avantages que l’ajout de personnel offre à la société. Cela reflètera votre liste de problèmes et d’opportunités, mais montrera comment l’ajout à la main-d’œuvre procure à l’entreprise un retour sur investissement. Par exemple, les problèmes causés par le manque de représentants commerciaux incluent un manque de capacité à prospecter de nouveaux clients, à augmenter les ventes des clients existants et à fournir un service client. L'augmentation du personnel peut comporter des avantages tels que l'augmentation des ventes et des revenus (fournir des chiffres, si possible), ainsi que l'amélioration de la fidélisation de la clientèle et la diminution des retours de produits.
Troisième étape: calculer la dépense
Déterminez le coût des embauches demandées pour l'entreprise. Incluez les salaires, les traitements, les charges sociales, les avantages sociaux, l’équipement et les logiciels, pour que l’entreprise sache que vous avez bien fait vos devoirs. Vous ne souhaitez pas inclure dans votre demande un rapport coûts / avantages basé uniquement sur les salaires et traitements, mais uniquement pour que le service des finances réduise ce chiffre en ajoutant des frais généraux.
Quatrième étape: rédiger les descriptions de travail
Si vous parvenez à convaincre votre entreprise de la nécessité d’embaucher du personnel supplémentaire, la direction voudra avoir des informations sur les postes que vous proposez. Procurez-vous un exemplaire de l’organigramme de la société pour déterminer l’emplacement des nouveaux employés.Choisissez des titres de poste et créez des descriptions de travail détaillées indiquant que ces nouveaux postes répondront aux besoins ou résoudront les problèmes que vous avez soulignés.
Cinquième étape: organiser votre document
Décidez comment vous présenterez les informations dans votre lettre. Commencez par une forte ouverture qui attire l'attention sur le fait que l'entreprise a un problème ou manque une opportunité. Connectez un impact tangible au problème ou à l'opportunité afin que l'entreprise sache combien d'argent elle perd, par le biais de dépenses supplémentaires ou de ventes manquées. Une fois que vous avez démontré que la société a un problème concret, proposez votre solution. Comparez les avantages que la société gagne en ajoutant les nouveaux employés au coût de leur recrutement. Montrez les pertes subies par l’entreprise si elle n’engage pas les nouveaux employés. N'oubliez pas d'inclure les pertes de ventes et les revenus potentiels si la société ne résout pas le problème du manque de personnel. Choisissez une information importante que vous voulez mettre en valeur et que vous pouvez inclure dans un post-scriptum de votre lettre.
