L’établissement d’un budget de fonctionnement de l’entreprise implique la création d’un cadre pour les dépenses de l’entreprise. Un budget couvre généralement tout, depuis la masse salariale et les frais généraux d’exploitation jusqu’aux budgets des départements. La budgétisation descendante est le terme utilisé pour décrire un processus de préparation de budget dans lequel la direction prend des décisions clés concernant les dépenses de l'entreprise sans la participation de cadres intermédiaires ou d'employés de niveau inférieur. Le processus a des avantages et des inconvénients.
Pro: Contrôle financier
Lorsque la haute direction évalue les besoins financiers globaux d'une entreprise et compare les besoins aux revenus projetés pour un an, elle a une idée précise du montant qu'elle peut raisonnablement affecter à différents domaines. Les décisions sont prises pour déterminer où les finances auront l'impact le plus positif et les membres du personnel reçoivent des directives sur les tâches avec lesquelles ils doivent travailler. Cette approche permet aux cadres supérieurs de garder un contrôle financier complet sur un budget.
Pro: Responsabilité du personnel
Lorsqu'un employé dispose d'un budget donné pour travailler, il doit prendre des décisions financières prudentes quant à la manière dont l'argent sera utilisé. Cela peut entraîner une plus grande responsabilisation financière et davantage de comparaisons entre produits, services et conseils.
Pro: processus plus rapide
La budgétisation descendante est beaucoup plus rapide que la budgétisation ascendante. Lorsque les données provenant de plusieurs sources sont autorisées, le personnel doit consacrer du temps à identifier les dépenses anticipées d’une année entière et justifier le besoin de demandes de budget spécifiques. L'approche descendante prend moins de temps, car elle n'inclut que les contributions des principaux décideurs.
Con: prévision imprécise
Théoriquement, les chefs de département ont une meilleure compréhension des besoins financiers de leurs départements que la haute direction. La création d'un budget sans la participation du personnel clé de la base peut entraîner le sous-financement ou le sur-financement d'un département.
Contre: Potentiel de sous-performance
Si un ministère estime qu'il est sous-financé, il risque de ne pas donner de bons résultats en guise de représailles. Il peut utiliser son exclusion du processus de budgétisation comme un moyen de justifier l’absence de réalisation des buts ou objectifs en indiquant qu’il ne disposait pas des ressources financières nécessaires pour respecter les directives non financées. La budgétisation descendante peut également inciter un ministère à utiliser l'intégralité de son allocation financière, qu'il en ait réellement besoin ou non, afin d'éviter le risque d'obtenir moins d'argent l'année suivante.
Con: Moral des employés
Les gestionnaires et les employés peuvent être mécontents du fait que leur contribution ne soit pas prise en compte dans le processus de budgétisation. Les directeurs et les chefs de département qui sont en désaccord avec la haute direction à propos de problèmes financiers peuvent causer des tensions et des problèmes de performance sur le lieu de travail.
