Le courrier électronique est un moyen efficace et rapide d’envoyer des communications d’affaires par rapport au service postal. C'est aussi un moyen plus facile d'échanger des documents. Certains éléments à prendre en compte lors de l'envoi d'un e-mail professionnel avec une pièce jointe sont sa taille, le programme utilisé pour créer la pièce jointe et la possibilité de virus. Il est également important de se rappeler que le destinataire peut ne pas être le seul à voir votre message. Utilisez un ton professionnel qui laissera une impression favorable.
Écrivez une ligne d'objet qui reflète correctement le message. Des sujets spécifiques aideront les employés à organiser leurs e-mails en fonction des projets de l'entreprise. Des titres vagues tels que «Important» ou «Veuillez lire» rendent difficile la localisation des messages à l'avenir.
Composez un message concis et facile à lire. Les employés doivent examiner quotidiennement de gros volumes de messages électroniques et disposer de peu de temps pour lire de longs messages. Utilisez une police de caractères lisible, incluez beaucoup d'espaces et employez les majuscules et les minuscules de manière appropriée. Rédigez votre message sur un ton courtois mais professionnel, et commencez et terminez par des salutations professionnelles.
Reportez-vous à la pièce jointe. Les employés occupés sont souvent pressés par le temps et peuvent ignorer l'attachement s'il n'y est fait référence. Informez le destinataire du contenu de la pièce jointe et de la marche à suivre.
Assurez-vous d'avoir joint le document avant de l'envoyer. Janis Fisher Chan, auteur de «Courrier électronique: Un guide pour bien écrire - Comment rédiger et gérer ses courriels en milieu de travail», conseille de joindre le document avant de commencer à rédiger votre message.
Laissez votre lecteur savoir quel programme est nécessaire pour ouvrir le fichier. La suite Microsoft Office et Adobe Acrobat Reader sont des applications couramment utilisées sur le lieu de travail.
Considérez le temps nécessaire au destinataire pour télécharger la pièce jointe. Utilisez un programme de compression de fichier pour les fichiers volumineux, tels que WinZip, ou divisez le fichier en sections plus petites que vous pouvez envoyer séparément. En contrepartie de l'employé occupé, vous pouvez également coller le document dans le corps du message.
Relisez votre message. Les fautes d'orthographe et de grammaire semblent peu professionnelles. Évitez également d’utiliser des mots, des abréviations et des émoticônes dans votre message. Ces termes sont peut-être bien connus mais ils sont inappropriés dans les messages commerciaux.
Analysez votre message et le document joint pour rechercher les virus avant de les envoyer.
Inclure une clause de non-responsabilité encourageant le lecteur à rechercher la présence de virus dans la pièce jointe avant le téléchargement. Cela peut protéger votre entreprise contre la possibilité de poursuites judiciaires si le destinataire reçoit un virus via votre pièce jointe.
Attention
N'envoyez pas de courriels, de spams ou de blagues en pièces jointes. Ils sont non professionnels et inappropriés.
