Impressionnez les employeurs potentiels ou faites une proposition d’entreprise avec une lettre officielle. Les lettres officielles utilisées à des fins professionnelles ou sérieuses suivent un format spécifique pour communiquer le message correspondant. Pour que quelqu'un puisse postuler à un entretien d'embauche, une lettre officielle est l'idéal pour montrer ses compétences professionnelles et son éducation.
En outre, les employés potentiels voudront inclure un CV ou toute autre documentation nécessaire avec la lettre officielle. L'ère numérique facilitant la communication entre les entreprises et les employés potentiels, le format des annexes et des notations de copie conforme (CC) dans les messages officiels a légèrement changé.
Utilisation de la notation de l'enceinte à la fin d'une lettre officielle
Avant que le courrier électronique ne devienne un moyen standard de transmettre des messages de manière formelle ou informelle, les gens tapaient des lettres formelles. Une lettre dactylographiée désigne la formalité et la clarté du message. Dans une lettre officielle, la pièce jointe suit la section de clôture ou de signature. Sautez quatre lignes puis incluez le mot enclosure.
Dans la section des boîtiers, vous indiquez le nombre de boîtiers et leurs noms. Par exemple, si vous tapez une lettre d’opportunité d’emploi, vous souhaitez inclure un CV. Après le mot annexe, tapez (1) pour indiquer le nombre de documents supplémentaires après votre lettre dactylographiée. Si vous avez plusieurs boîtiers, utilisez deux points après la section de boîtier.
Ensuite, indiquez le numéro et le nom du document que vous envoyez avec votre lettre. Évitez de surcharger votre lecteur avec trop de boîtiers, à moins que cela ne soit nécessaire. Vous ne devez pas soumettre plus de trois pièces jointes. Enfin, les lettres formelles dactylographiées utilisent généralement des pièces jointes pour inclure des documents distincts en plus de la lettre. Le courrier électronique offre plus d'opportunités pour envoyer des messages et du matériel à plus de personnes en même temps.
Raisons d'utiliser CC au bas d'une lettre officielle
Tout comme les pièces jointes indiquent les documents envoyés avec une lettre officielle, vous pouvez les envoyer à plusieurs personnes en même temps. Avec une lettre dactylographiée, cela est possible en incluant une notation en copie conforme à la fin de votre message. Après votre section de pièce jointe, tapez la notation CC suivie de deux points. Ensuite, incluez le nom de la personne à qui vous envoyez la lettre. Pour plusieurs expéditeurs, incluez chaque nom sur une ligne distincte.
Avec courrier électronique (email), la partie adresse électronique de l'en-tête de votre email est constituée de la version de CC. Dans ce cas, vous devez inclure les noms des personnes à qui vous envoyez le courrier électronique correspondant. Si vous avez plusieurs noms, ajoutez une virgule entre les noms. Une combinaison de pièce jointe et de code CC permet généralement de concevoir une lettre officielle qui transmette un message commercial et une documentation pertinente à votre lecteur.
