Qu'elles soient envoyées par la poste ou par courrier électronique, les lettres commerciales suivent toujours un format et un style spécifiques. Suivre le format va droit au but et informe votre lecteur des documents connexes supplémentaires que vous avez inclus, tels qu'un CV, un contrat signé ou des copies de factures payées. Le fait de détailler les pièces jointes dans le corps de votre lettre et de les noter au bas de votre lettre est un moyen professionnel d’aider le destinataire à comprendre pourquoi vous écrivez et quels documents supplémentaires vous avez envoyés.
Dites au lecteur pourquoi vous écrivez
Une lettre professionnelle bien écrite commence par une phrase expliquant pourquoi vous écrivez. Dites au destinataire quoi et combien de documents que vous joignez et pourquoi vous les incluez. Vous devriez commencer par des phrases telles que «Je joins mon CV au poste de directeur adjoint» ou «Ci-joint une copie de la lettre que j'ai reçue confirmant mon paiement récent».
Évitez d'être trop formel
Votre lettre professionnelle ne doit pas inclure la phrase beaucoup plus formelle «Veuillez trouver ci-joint…». Même si ce n’est pas grammaticalement incorrect, ce type de langage écrit est principalement utilisé dans les revues universitaires, les documents officiels et les endroits où un sérieux accru est requis. En règle générale, évitez le langage trop formel dans votre correspondance et vos courriels professionnels quotidiens.
Énumérez les pièces jointes ou les pièces jointes sous votre signature
Au bas de la lettre, après la ligne de signature, se trouve le lieu approprié pour répertorier les pièces jointes. Si vous envoyez un courrier électronique, double-espace après la signature, puis citez les pièces jointes avec une mention brève telle que «Pièce jointe: CV pour Jane K. Doe». Si vous envoyez une lettre par la poste, vous ajouterez une notation décrivant brièvement les pièces jointes deux lignes sous la signature. Vous pouvez écrire le mot «pièce jointe» (Exemple: «Pièce jointe: récapitulatif mensuel du marché») ou utiliser l'abréviation commerciale commune «enc.» («Enc: Résumé pour John K. Doe)».
Conseils supplémentaires pour le courrier électronique professionnel
Comment nommer les pièces jointes: Le formatage est essentiel lors de l'envoi d'un courrier électronique professionnel. Le nom de fichier de la pièce jointe doit être lié à votre courrier électronique. Incluez votre nom, une brève description de l'objet et la date de l'e-mail. S'il y a plus d'une page dans votre pièce jointe, indiquez-le également.
Joindre des photos efficacement: Si vous envoyez des photos, veillez à les rogner pour ne montrer que ce qui est pertinent et dans un format petit ou moyen qui se télécharge rapidement sur l'ordinateur ou l'appareil de votre destinataire.
Assurez-vous d'inclure tout: Avant de sceller l’enveloppe ou d’appuyer sur le bouton d’envoi, assurez-vous que vos pièces jointes sont dans l’enveloppe ou que vous avez joint vos documents à votre courrier électronique. De nombreux recruteurs et autres entreprises peuvent se défaire de lettres ne contenant pas les pièces jointes demandées. Cela donne également l'impression que l'expéditeur est négligent.
