Les fonctions comptables de base ne sont pas seulement des compétences de vie importantes; ils sont essentiels à la bonne gestion d’une entreprise. Une tenue de dossiers soignée est essentielle pour assurer la conformité, pouvoir illustrer la croissance et les progrès réalisés au fil du temps et rendre des comptes aux investisseurs de la société ou aux établissements de crédit. Il est toujours important de savoir combien d’argent a été dépensé, pour quoi et quand. Le fait de disposer de ces informations et de les stocker de manière organisée permet aux entreprises et aux groupes de savoir facilement ce qui fonctionne financièrement et ce qui pourrait devoir être changé pour assurer des améliorations futures.
Aperçu des fonctions de la comptabilité
Les trois fonctions principales de la comptabilité sont:
- La collecte et le stockage de données concernant les activités financières d’une entreprise. Les informations sont recueillies à partir de documents sources, d'abord enregistrées dans des journaux, puis enregistrées dans des registres, soit manuellement, soit à l'aide d'un logiciel de comptabilité.
- Fournir des informations pouvant être utilisées pour les rapports de gestion, les états financiers, la planification stratégique et la prise de décision.
- Fournir des contrôles qui enregistrent et traitent les données avec efficacité, efficacité et précision.
Rôle de la comptabilité en entreprise
La comptabilité joue un rôle essentiel dans les affaires. La tenue de dossiers complète garantit la capacité de fournir des rapports financiers précis, ce qui peut être nécessaire lors d’un audit, pour les rapports trimestriels aux investisseurs ou aux institutions de crédit. Des déclarations de revenus annuelles ou trimestrielles aux audits et aux demandes de crédit, il faudra probablement des états financiers détaillés. Ce n’est que par la tenue de registres comptables minutieux que ces informations peuvent être facilement disponibles en cas de besoin.
Etre capable d’analyser des aspects de la santé financière d’une entreprise tels que les flux de trésorerie, la rentabilité et les encours de crédit est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. Avec cette information en main, les gestionnaires ou les propriétaires peuvent déterminer ce qui fonctionne ou non pour leur entreprise, ainsi que les domaines dans lesquels ils pourraient travailler pour améliorer la santé financière globale de l’entreprise.
Un type spécial de comptabilité appelé comptabilité de gestion est particulièrement utile pour les dirigeants d’entreprise. Pour la comptabilité de gestion, les comptables sont spécifiquement chargés de préparer des rapports financiers qui aideront les gestionnaires à prendre des décisions importantes pour guider l’avenir de la société. Cela diffère de la comptabilité financière en ce que les comptables en management fournissent des indications sur la manière de gérer une entreprise. D'autre part, les comptables financiers fournissent des rapports indiquant le bon fonctionnement de l'entreprise. Dans l’ensemble, les comptables de gestion et les comptables financiers appliquent les mêmes règles de comptabilité en or et doivent se conformer aux mêmes normes du secteur et aux mêmes principes de comptabilité.
Quelles sont les principales fonctions d'un comptable
Si vous êtes intéressé par une carrière dans le domaine de la comptabilité, vous vous demandez peut-être quelles sont les principales fonctions d’un comptable. Les comptables sont essentiels pour les entreprises de toutes tailles et de tous types, car ils sont responsables de la collecte, de l’exactitude, de l’enregistrement, de l’analyse et de la communication des informations financières d’une entreprise. Parfois, les comptables jouent un rôle essentiellement administratif, prenant des informations dans des documents financiers et les saisissant dans les journaux ou les logiciels de comptabilité. Dans d’autres cas, les comptables agissent en tant que conseillers de la société, analysant les registres financiers et suggérant des solutions que l’entreprise pourrait adopter pour économiser de l’argent ou encourager la croissance. Les grandes entreprises peuvent avoir des départements comptables complets, avec des employés qui remplissent chacun de ces rôles. Dans certains cas, les petites entreprises peuvent externaliser leurs comptables. Cela est possible car les règles de base de la comptabilité ne varient pas d’un secteur à l’autre ni d’une entreprise à l’autre.
Peu importe l’entreprise, les comptables sont généralement chargés de collecter, d’organiser et de tenir à jour les registres financiers de l’entreprise. Une partie importante de cette tâche consiste à veiller à ce que les enregistrements soient compilés dans les limites de la loi et des réglementations de l'industrie. Pour les entreprises ayant de nombreuses succursales et comptables dans chacune d’elles, il incombe également au comptable de s’assurer que les systèmes et normes d’organisation de la comptabilité d’entreprise sont également respectés. Pour des raisons de cohérence, il est important que l’ensemble de la société conserve ses enregistrements de la même manière.
Les comptables peuvent être tenus de préparer des formulaires fiscaux sur une base trimestrielle ou annuelle, en fonction des besoins de l'entreprise. Selon la taille de l'entreprise, une personne occupant ce rôle peut également assumer des fonctions liées aux ressources humaines et s'occuper de la distribution des documents fiscaux de fin d'année aux employés. De nombreux services de comptabilité sont également responsables de la préparation des chèques de paie du personnel.
Si une entreprise fait appel à des experts-comptables agréés, des fiscalistes ou des conseillers financiers externes externes, le comptable de l’entreprise peut avoir pour rôle d’interagir avec ces entrepreneurs. Le comptable du personnel peut tenir des registres supplémentaires, organiser les états financiers nécessaires avant les réunions ou jouer le rôle de représentant de la société lors des réunions avec les contractants. Les comptables aident également à prendre des décisions financières importantes.
Règles d'or de la comptabilité
Chaque cycle d'études en comptabilité demandera aux étudiants de répondre à la question de base: quelles sont les règles d'or de la comptabilité? Trois grands principes sont enseignés et considérés comme les règles d'or. Cela signifie qu'ils sont cohérents entre les entreprises et les industries. Ils ne changent pas, quels que soient les spécificités d’une entreprise.
Pour comprendre les règles d'or de la comptabilité, vous devez d'abord comprendre le système de comptabilité en partie double. Dans ce système, chaque transaction financière aura nécessairement un impact sur au moins deux comptes du plan comptable. Par exemple, si un client payait une grosse commande de t-shirts coûtant 1 000 dollars, vous débiteriez la catégorie de revenu de 1 000 dollars. Cependant, le montant restant dû pour les chemises aurait également été inscrit dans les comptes à recevoir. Par conséquent, un comptable devrait créditer cette catégorie de 1 000 dollars.
La première règle d'or de la comptabilité suit ce principe et stipule que vous débitez toujours le destinataire et créditez le donneur pour toute transaction.Cela est vrai dans le cas des comptes personnels, qui peuvent être définis comme des comptes relatifs à un particulier, une entreprise ou une institution. En suivant systématiquement ce principe, vous devez toujours faire deux entrées pour chaque transaction financière.
La deuxième règle d'or de la comptabilité stipule que vous devez débiter ce qui entre et créditer ce qui sort. C'est en substance la même chose que la règle numéro un, mais elle n'est pas utilisée pour les comptes personnels. Au lieu de cela, cette règle est valable dans le cas de comptes réels commençant par un solde débiteur. Les comptes réels sont des comptes de bilan comprenant des actifs tels que trésorerie, comptes débiteurs et immeubles, des comptes de passifs tels que comptes créditeurs et salaires et des comptes de capitaux propres tels que les actions ordinaires et les bénéfices non distribués. Ainsi, dans l'exemple précédent, le comptable débiterait l'argent entrant. Si, en revanche, la société dépensait de l'argent pour acheter des fournitures, cette transaction serait considérée comme un crédit à la société.
La troisième règle d’or comptable de la comptabilité s’applique aux comptes nominaux tels que ceux impliquant du capital. Ils peuvent inclure tout ce qui concerne les revenus et les dépenses tels que le loyer payé, les réductions, les créances irrécouvrables et les commissions. La troisième règle stipule que vous devez débiter toutes les dépenses et pertes et créditer tous les revenus et gains.
Les bases de la comptabilité
Si vous souhaitez en savoir plus sur la comptabilité ou si vous souhaitez mettre en place un système de comptabilité de base pour votre petite entreprise, vous devez vous familiariser avec certains points essentiels. Traditionnellement, la tenue des dossiers financiers était faite manuellement. Le livre utilisé pour suivre les transactions financières s'appelle un journal. Aujourd'hui, vous préférerez peut-être utiliser un logiciel de comptabilité, mais le terme «journal» apparaît encore fréquemment, même dans la comptabilité électronique. De plus, les principes de base sont les mêmes.
Une transaction est un événement financier qui doit être documenté. Vous suivez le montant de la transaction avec sa date, sa description et le compte qu’elle débite ou crédite.
Parfois, une entreprise peut utiliser plusieurs journaux pour suivre les transactions liées à différents comptes. Par exemple, un journal des encaissements peut être utilisé pour organiser votre liste des entrées d'argent, tandis qu'un journal des décaissements peut être utilisé pour enregistrer les fonds sortants. Un journal de décaissement est identique à un registre de chéquier.
Pour vous préparer à un éventuel audit et garder des livres propres, vous devez toujours utiliser un compte chèque ou une carte de crédit distincte pour les transactions commerciales. Le mélange de comptes personnels et professionnels rend non seulement la conservation des documents plus compliquée, mais peut également déclencher des signaux d'alarme lors d'un audit.
La comptabilité s'appuie sur un plan comptable pour son cadre. Cette liste de catégories de revenus et de dépenses comprend, par exemple, les actifs, les passifs, les capitaux propres du propriétaire, les revenus, le coût des produits vendus (ne s'applique pas aux sociétés de services) et les frais d’exploitation. Les autres comptes de produits et de charges sont ajoutés au besoin.
Lors du suivi des transactions financières, chaque transaction doit être classée en fonction de son type. Les états financiers ne comprennent généralement que le total de chaque catégorie de compte, plutôt que des transactions individuelles. Un rapport financier mensuel, trimestriel ou annuel, tel que le bilan, par exemple, inclut l'actif total, le passif total et les capitaux propres résultants.
Lors de la préparation des états financiers, l’état de la société est représenté sur un bilan. C'est comme un instantané de la santé financière d'une entreprise à un moment donné. Les actifs sont des biens corporels ou incorporels appartenant à l'entreprise, tels que des liquidités, des comptes clients (sommes dues à l'entreprise par des clients), des investissements, des bâtiments, des terrains, du matériel ou d'autres biens. D'un autre côté, le passif correspond à ce que la société doit à d'autres, tels que des prêts, des factures de carte de crédit ou des hypothèques. Capitaux propres ou capitaux propres, la troisième catégorie d’un bilan reflète les investissements de la société dans l’entreprise et les profits ou pertes éventuels de l’entreprise depuis sa création. Les trois catégories doivent être équilibrées, donc les actifs doivent être égaux aux capitaux propres du propriétaire plus les passifs.
Les autres catégories comptables ne sont généralement pas incluses dans les rapports à grande échelle. Toutefois, les produits, le coût des produits vendus et les frais d’exploitation sont inscrits dans le grand livre général de l’entreprise, qui comprend le solde de chaque compte suivi par la société. Le revenu ou le revenu sont les fonds que l’entreprise tire de la vente de biens ou de services. Si la société produit des biens plutôt que de vendre des services, le coût du produit est enregistré et est appelé coût des biens vendus. Les charges d'exploitation, les coûts d'exploitation au jour le jour, sont également comptabilisés et incluent des services publics tels que le chauffage et l'hydroélectricité pour le bureau, les services Internet ou le loyer, entre autres.
En plus du bilan, le compte de résultat ou le compte de résultat est un état financier essentiel qui présente le revenu moins les dépenses avec le résultat net.
Il est essentiel de pouvoir compter sur un comptable qualifié, quel que soit le type d'entreprise ou le secteur d'activité. Des questions de conformité et de réglementation aux conseils quotidiens et à long terme, les comptables analysent les aspects financiers les plus complexes d'une entreprise et fournissent des conseils importants. Les comptables peuvent vous dire ce qui se passe bien dans votre entreprise et vous avertir de ce qui devrait être changé pour assurer une croissance maximale. Toutes les entreprises doivent donner la priorité à la comptabilité, qu’elles aient un seul employé, un contractant ou une équipe complète de comptables de gestion et comptables.
