Un rapport ministériel décrit généralement les réalisations des buts et objectifs pour la période visée. Cela peut être un compte des détails financiers, des résultats de production, des propositions et des projections. Cela inclut les défis, les réussites, les échecs et les recommandations. Différentes organisations peuvent nécessiter des formats personnalisés. Pour les longs rapports, un résumé rédigé dans un jargon moins technique peut convenir aux membres de la direction et aux clients qui souhaitent être informés des points / problèmes principaux mais ne pas lire le rapport dans son intégralité. Recueillir des informations de toutes les sections du département. Conservez les informations sous des en-têtes appropriés, en cohérence avec les formats de rapport précédents ou standard, permettant un accès facile aux domaines d’intérêt des lecteurs.
Comment rédiger un rapport ministériel
Soulignez les réalisations, les événements, les développements, les progrès et les prévisions significatifs dans la section d'introduction. Mentionnez les principaux défis, lacunes et limites.
Décrivez les détails des buts / objectifs pour la période de référence. Sous chaque but / objectif, décrivez les succès et les défis, comment ils ont été abordés et leur justification. Indiquez quels systèmes ont été mis en place pour éviter / résoudre des problèmes similaires à l'avenir.
Résumez les chiffres de production / niveaux de production clés dans la section Mise à jour de la production. Comparez avec la période de déclaration précédente. Ajoutez des projections pour la prochaine période de rapport. Prise en charge de représentations visuelles telles que des tableaux, des graphiques et des graphiques, le cas échéant.
Inclure une section pour les projets en cours. Décrivez les faits saillants, les développements au cours de la période de référence, les difficultés et les limites. Inclure les attentes et les lacunes. Utilisez des représentations visuelles pour les informations d'entrée / sortie, les tendances et les prévisions.
Utilisez une section distincte pour les nouvelles activités et projets développés au cours de la période de référence. Traitez la même chose que pour les projets en cours.
Inclure une section sur le personnel ou les ressources humaines. Indiquez le nom et les fonctions des nouveaux employés. Mentionnez toute réduction d'emploi et les raisons. Ajoutez les postes vacants, le cas échéant.
Inclure une section pour la formation et le développement professionnel. Mentionnez les ressources, les points forts et les limites. Inclure les avantages pour le département, les employés et l'organisation. Ajouter des opportunités à venir.
Inclure une section distincte sur la budgétisation. Entrez les montants alloués, les montants utilisés, les gains en solde et / ou les manques à gagner. Utilisez le format de budget standard pour l'organisation en question. Utilisez des tableaux, des graphiques et des figures si nécessaire.
Décrivez les projets futurs dans une section séparée sur les perspectives, avec les développements, les résultats et les prévisions prévus. Inclure les buts et objectifs pour la prochaine période de référence.
Discutez des recommandations dans une section séparée. Faites des suggestions pour l'amélioration, l'expansion et / ou les développements. Inclure les ressources nécessaires, les considérations budgétaires et les ajouts / réductions de personnel, le cas échéant.
Discutez des points principaux dans tous les domaines de la section résumé et conclusions. Inclure les réalisations, les défis, les recommandations et les prévisions significatifs.
Utilisez l’annexe pour placer des lettres d’intérêt, des sous-rapports et d’autres documents nécessaires à la prise en charge de différents aspects du rapport. Inclure tous les tableaux de données / graphiques.
Inclure un résumé à placer avant l'introduction. Rédigez cette section une fois le rapport complet terminé. Résumez les points essentiels sous les principales rubriques utilisées dans le rapport plus large. Inclure le résumé et les conclusions, les recommandations, les prévisions et les réalisations / pertes / événements significatifs. N'ajoutez pas d'informations non contenues dans le rapport principal.
Articles dont vous aurez besoin
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Buts et objectifs du département
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Contributions des chefs de section
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Chiffres de production
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Détails du personnel
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Informations financières du département
Conseils
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Les termes spécifiques au jargon sont acceptables pour un public technique. Identifiez le public visé par votre rapport avant de commencer et écrivez au niveau approprié.
