Développer ou améliorer une activité commerciale peut être une entreprise difficile, que vous configuriez un site Web, conceviez une opération de fabrication ou organisiez les effectifs de votre entreprise. Les organigrammes sont un moyen de représenter visuellement chaque étape d'un processus et la séquence dans laquelle les étapes doivent être exécutées. En utilisant les éléments d'un organigramme pour créer une carte visuelle, vous pouvez souvent représenter un processus avec une plus grande clarté que ne peuvent fournir des descriptions textuelles.
Organigramme
Chaque symbole sur un organigramme désigne une étape ou une action spécifique à exécuter. Une brève description dans chaque symbole explique ce qu’il faut faire. Par exemple, un rectangle sur un organigramme d'un processus d'inventaire peut indiquer: «Distribuer des feuilles de comptage». Les formes de symbole sont normalisées. Un rectangle indique une étape spécifique. Les ovales au début et à la fin de l’organigramme indiquent où il commence et s’arrête. Les rectangles aux extrémités arrondies signifient que les données doivent être entrées, récupérées ou stockées. Il existe également des symboles spécialisés pour des types d'organigrammes spécifiques, tels que ceux utilisés pour la conception de logiciels, la planification des processus de travail, l'audit et la comptabilité.
Diamants de décision
Les processus complexes incluent toujours des chemins alternatifs. Le chemin à suivre dépend de certaines conditions. Par exemple, le processus de création d'un inventaire comprend des options permettant de continuer à compter un élément ou de passer à l'élément suivant lorsque vous avez fini de compter l'élément en cours. Ces points de décision sont indiqués par des symboles en forme de losange. L'étiquette dans le symbole peut indiquer: “Fait de compter?” Et inclure des flèches qui indiquent d'autres étapes en fonction de la réponse.
Indicateurs de commande
L'utilité d'un organigramme réside dans le fait que chaque étape est connectée aux étapes précédentes et suivantes dans un ordre logique. Les flèches sont utilisées pour indiquer l'étape suivante. Parfois, un point de décision nécessite de revenir à une étape antérieure. Dans ce cas, une flèche revient au symbole précédent approprié. D'autres décisions peuvent nécessiter de sauter ou de sauter à une tâche ailleurs dans l'organigramme. De tels sauts sont indiqués par des connecteurs. Un symbole de connecteur est un cercle avec une étiquette qui vous indique où aller ensuite.
Création d'un organigramme
Un organigramme peut être utilisé pour illustrer n’importe quel processus, mais ils utilisent tous certains symboles standardisés tels que les rectangles et les formes de losange mentionnés plus haut. Cette normalisation est importante car elle permet aux lecteurs de suivre l’organigramme facilement et avec précision. Pour créer un organigramme, commencez par le processus que vous souhaitez tracer et décomposez-le en étapes. Pour un inventaire, vous pouvez commencer par cette liste: distribuez des feuilles de compte, comptez l'inventaire, puis collectez et additionnez les feuilles de compte. Ensuite, passez en revue chaque étape et décomposez-la en étapes plus spécifiques. Utilisez des symboles normalisés et indiquez les points de décision et autres opérations spéciales. Continuez à examiner chaque étape et à la décomposer jusqu'à ce que tout le processus soit tracé en une série d'actions simples reliées de manière logique.
