Si un employeur ne compte qu'un seul travailleur, il est toujours tenu de payer l'employé avec précision et dans les délais. Il doit également retenir l'impôt sur le revenu approprié et le payer rapidement au gouvernement. L'employeur peut configurer la paie d'un employé de différentes manières. En fonction de son niveau de confort avec la paie, il peut choisir la méthode appropriée.
Établissez un système de paie manuel. Un système de paie manuel se fait entièrement à la main, y compris les calculs de salaire et d’impôt, la tenue des dossiers, ainsi que la déclaration et le classement des impôts. La marge d'erreur est élevée avec un système manuel car il est entièrement fait à la main. Cependant, s'il n'y a qu'un seul employé, il est possible d'avoir une masse salariale précise à condition qu'elle soit minutieusement vérifiée.
Pour configurer un système de paie manuel, créez un tableur Excel annuel pour enregistrer le temps de travail de l’employé. Séparez le tableur par semaines. Entrez les heures travaillées par jour et faites un total pour chaque semaine. Pendant le traitement de la paie, payez l'employé pour les heures travaillées selon sa fréquence (par exemple, hebdomadaire ou bihebdomadaire) au taux de rémunération convenu. Pour calculer ses impôts fédéraux, utilisez son formulaire W-4 et les tables de retenue d’impôt de l’IRS de l’année en cours (circulaire E).
Vous pouvez imprimer le chèque sur une machine à écrire. Utilisez-en une avec une fonction d'effacement et insérez un talon de chèque de paye sous le chèque décrivant les détails de la paye. Enregistrez les détails de la paie de l’employé pour chaque période de paie dans un journal de paie. Faites vos dépôts d'impôts au gouvernement fédéral et aux gouvernements des États selon leurs exigences. Émettre un W-2 annuel à l'employé et au gouvernement.
Utilisez un service de paie. Si vous préférez ne pas vous occuper de tâches liées à la paie, vous pouvez sous-traiter votre paie à un service de paie. De nombreux services de paie ne limitent pas le nombre d'employés qu'ils traitent. Pour une somme modique, ils s’occuperont de tout le traitement de votre paie, y compris l’émission du chèque de paie de l’employé, du formulaire W-2 et le dépôt des taxes appropriées.
Utilisez un logiciel de paie. Vous pouvez configurer la paie d'un employé à l'aide d'un logiciel de paie, tel que Quickbooks ou un logiciel de comptabilité auquel est associée une fonction de paie. L'utilisation du logiciel de paie vous permet d'entrer simplement les informations pertinentes pour l'employé, telles que le nom, le numéro de sécurité sociale, l'adresse, le taux de rémunération, la fréquence de paiement et les données fiscales. Le système calculera les salaires et les taxes à payer. Il va également générer le salaire. En outre, le système stocke les registres de paie et toutes les informations dont vous avez besoin pour déclarer vos impôts. C'est une méthode pratique si vous souhaitez configurer et traiter vous-même la paie de l'employé.
