Présider une réunion du conseil d’administration est un élément essentiel de la gouvernance d’entreprise d’une organisation. La principale responsabilité du président est de guider un processus qui discute de manière approfondie et prend des décisions sur les questions soumises au conseil lors de sa réunion.Selon l'Université Dalhousie, l'une des principales caractéristiques d'une bonne chaire est celle qui fait preuve de neutralité, «d'ouverture à toutes les idées et de perspectives», ainsi que d'activisme ou de «passion pour la recherche».
Articles dont vous aurez besoin
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Programme de la réunion
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Robert's Rules of Order
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Compte rendu de la réunion
Créez un agenda écrit. Les membres du conseil doivent connaître à l'avance les sujets qui seront discutés et les actions à prendre. Un ordre du jour écrit formel leur fournit une occasion de se préparer. Il garde également la réunion sur la bonne voie.
Respectez les règles formelles des réunions. Une bonne réunion du conseil sera conforme aux normes de la Bible sur la procédure parlementaire, les «Règles de procédure de Robert». Par exemple, des motions et des votes formels devraient être utilisés pour prendre des décisions. Les règles de réunion formelles aident également le conseil à orienter la discussion et à prendre des décisions claires, dit l'Université Dalhousie. Les conseils qui respectent les règles de procédure établies sont généralement mieux préparés à un contrôle juridique dans le cadre de la diligence raisonnable de l'organisation.
Établissez des règles pour la prise de décision. Par exemple, les décisions peuvent être prises à la majorité des voix. Mais ils peuvent aussi exiger l'unanimité ou simplement être consensuels, observe l'Université Dalhousie. Parmi les trois possibilités fondamentales, la méthode du consensus est la moins définitive et la plus risquée.
Guide la dynamique générale de la réunion. Assurez-vous que les membres du conseil d'écoute écoutent attentivement, qu'une seule personne parle à la fois, qu'il n'y a pas de conversations en marge, que chaque membre est encouragé à parler et que le processus de prise de décision, basé sur l'ordre du jour de la réunion, est maintenu sur la bonne voie..
Soyez prêt. En tant que président, vous serez responsable du ton général et des résultats réels de la réunion. Passez en revue l'ordre du jour de la réunion en consultation avec les principaux dirigeants, tels que le directeur général ou les membres du comité exécutif. Identifiez les points de l'ordre du jour qui nécessiteront le plus d'attention. Définissez des directives de synchronisation pour chaque sujet afin que la réunion se déroule comme prévu. Pour les sujets clés, contactez les autres membres du conseil et évaluez leur intérêt à prendre les devants sur un sujet particulier. Ce genre de leadership favorisera une discussion rapide.
Conseils
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Assurez-vous de conserver des procès-verbaux précis de votre réunion. Si vous vous posez la question de savoir ce qui est arrivé ou non, vous devez disposer d’un compte rendu écrit clair à l’appui de l’examen factuel.
