Conformément aux règlements de votre société, vous devez organiser les réunions du conseil d’administration dans le respect des lois en vigueur. Les membres contrôlent les actions du conseil lors de ces réunions, mais ils ont beaucoup moins à dire sur le déroulement des réunions. Les procès-verbaux des réunions, interprétés par les tribunaux comme des documents juridiques, sont si importants que, comme le dit Carter McNamara, consultant en affaires, «… si ce n’est pas dans les procès-verbaux, cela ne s’est pas produit».
Découvrez ce qui se passe lors d'une réunion typique de conseil d'administration en consultant un exemple d'ordre du jour dans Aide à la gestion. Personnalisez cet agenda en fonction de la culture et des objectifs de votre entreprise. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Nommer quelqu'un - généralement le secrétaire du conseil d'administration - pour rédiger le procès-verbal de la réunion. Le procès-verbal doit contenir les informations recommandées par McNamara: nom de la société, date et heure de la réunion, personnes qui ont ouvert la séance, participants, motions présentées, conflits d’intérêts qui empêchent un participant de voter, abstentions de voter et motifs invoqués, réunion terminée et qui a préparé le procès-verbal.
Déterminez si un quorum - le nombre minimal de membres nécessaire pour agir - est présent. Comme le suggère le Comité des avocats de Chicago pour les droits civils en vertu du manuel juridique, vérifiez les règlements pour savoir combien de membres sont nécessaires pour atteindre le quorum. Dans la plupart des entreprises, une majorité simple fera l'affaire. Par exemple, un conseil composé de dix membres aurait le quorum si six étaient présents.
Demandez au président du conseil de convoquer la réunion à l'ordre, comme indiqué dans l'exemple de compte rendu de l'aide à la gestion. Le secrétaire doit se présenter en indiquant les noms des membres du conseil qui répondent à haute voix s'ils sont présents.
Demandez si les membres du conseil ont examiné le procès-verbal de la réunion précédente et si des modifications sont suggérées. Puis demandez aux autres membres s’ils sont d’accord avec les changements. Notez l'accord et le désaccord. Ensuite, votez pour savoir si les modifications doivent être apportées. Si la majorité des voix est favorable, annoncez que les modifications seront apportées et distribuées à tous les membres pour approbation à la prochaine réunion.
Demander aux présidents des comités de faire rapport sur les événements survenus depuis la dernière réunion. Notez que les exemples de procès-verbaux mentionnés par McNamara montrent les membres décrivant les réunions ou les événements auxquels ils ont assisté.
Votez sur les motions faites par les membres du conseil pour accomplir une tâche. Exemples de motions: engager un consultant pour rédiger des subventions, approuver des listes de contrôle et des états financiers, voire envoyer des cadeaux à des employés en congé de maladie.
Demandez aux membres du conseil d’annoncer les «affaires nouvelles» ou les événements à venir. Participent-ils à des conférences que les autres participants devraient connaître? Ou sollicitent-ils des conseils sur un problème particulier?
Ajourner la réunion et annoncer l'heure à laquelle il a été ajourné. Donnez la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion. Indiquez si le conseil continuera à se réunir en session «exécutive» lorsque les non-membres du conseil ne sont pas autorisés.
