Lorsqu'un employé décède, il faut tenir compte de plusieurs facteurs clés. Que ce soit pour emballer son bureau ou pour travailler avec sa famille sur des questions d’assurance et de 401k, un autre processus de navigation est celui de la paie. De nombreuses entreprises ont une procédure de paie spécifique à suivre pour les employés décédés, ce qui garantit que les fonds de cet employé décédé sont correctement comptabilisés et redirigés.
Mort Cerfiticate
Pour que vous puissiez prendre toutes les mesures nécessaires pour régler le salaire de l’employé et traiter son dernier chèque, vous avez besoin d’une preuve vérifiable de son décès. Demandez une copie du certificat de décès à la famille. Celle-ci peut être placée dans le dossier personnel de l'employé et transmise au représentant des ressources humaines de votre entreprise, ce qui permet à l'entreprise de procéder au traitement de la paie du dernier salaire de l'employé.
Décaissement des salaires
Selon l'état dans lequel vous vivez, le dernier salaire d'un employé décédé peut aller à l'exécuteur testamentaire de la succession du défunt ou à son plus proche parent, qui est généralement un conjoint ou une personne à charge.Cela peut dépendre de l'organisation de la succession de l'employé, de son testament final et du processus dicté par la loi de l'État. Par exemple, au Texas, le dernier salaire d'une personne décédée est versé à sa succession, sauf s'il existe un conjoint autorisé et qu'il n'y a pas d'autre exécuteur testamentaire.
Différencier le salaire vital et le salaire décédé
Notez dans vos fichiers de comptabilité quels salaires ont été payés après le décès de l'employé et continuez de retirer FICA si le dernier chèque de paie est réduit au cours de la même année après le décès de l'employé, déclare Business Management Daily. Si le dernier chèque de paie va au conjoint de l'employé, inscrivez son numéro de sécurité sociale sur le formulaire 1099-MISC, qui doit être soumis à l'IRS après le décès de l'employé.
Considérations
Lorsqu'une personne décède inopinément, les choses peuvent se gâter rapidement et la succession de l'employé peut être désorganisée au début. Avant de faire quoi que ce soit, consultez le conseiller juridique de votre entreprise pour connaître les prochaines étapes les plus appropriées pour votre service de la paie. Si vous faites un faux pas et dites, payez le salaire de la personne décédée à la mauvaise personne, vous ouvrez votre entreprise à un litige potentiel de la succession de l'employé décédé.
