Le traitement de la paie est une tâche détaillée qui nécessite de solides compétences en mathématiques et en résolution de problèmes. L’employeur ou le personnel de la paie doit s’assurer que les chèques de paie de tous les employés sont exacts et opportuns. Dans de nombreux cas, ils doivent interagir avec les gestionnaires et les superviseurs pour s'assurer que tout le monde au sein de l'entreprise comprend les procédures de traitement de la paie. Pour s’acquitter efficacement de leurs tâches, le personnel de la paie devrait concevoir un système de paie rationalisé, qui inclut la documentation des informations critiques sur la paie.
Documentation des procédures de paie
Documenter les procédures d'horloge et de carte de pointage. De nombreuses entreprises ayant des employés horaires exigent qu’elles perçoivent une horloge; d'autres exigent qu'ils remplissent une fiche de présence. La rémunération horaire des employés est basée sur les heures indiquées sur leurs cartes de pointage; par conséquent, toute modification de l'horloge ou de la carte de temps mise en œuvre doit être signalée à tous les employés par écrit. Vous pouvez envoyer un mémo aux gestionnaires / superviseurs ou leur remettre une version imprimée des modifications. Les gestionnaires / superviseurs sont responsables de la transmission des modifications nécessaires à leurs employés.
Imprimez un calendrier de paie annuel. Avant la fin de chaque année, vérifiez attentivement les dates de l'année à venir pour déterminer les dates de traitement de la paie. Prenez note des jours fériés, des jours fériés et des autres jours fériés d’entreprise. Utilisez différentes couleurs pour mettre en surbrillance les dates de soumission des modifications de la carte de pointage et de la paie, ainsi que les dates de paiement réelles. Une imprimerie professionnelle peut vous aider à imprimer ces calendriers. Distribuez le calendrier de paie à tous les gestionnaires / superviseurs.
Conservez un livret standard de traitement de la paie pour le service de la paie. Le livret doit inclure toutes les étapes du traitement de la paie. Par exemple, si votre entreprise dispose d'un barème de paie aux deux semaines, formulez le livret de manière à ce qu'il indique exactement comment le traitement de la paie aux deux semaines se déroule du début à la fin de la période de paie. Cette étape est particulièrement efficace lors de la formation du nouveau personnel de la paie.
Incluez le processus de reporting et de traitement des chèques dans le livret de traitement de la paie. Une fois les chèques de paie imprimés ou la transmission du fichier de dépôt direct à la banque effectuée, le processus de paie n’est toujours pas terminé. Documentez ces étapes, telles que l’impression et le classement des registres de paie et des relevés d’impôt, ainsi que les noms des personnes à qui vous allez remettre les chèques de paie. Au fur et à mesure que l'information change avec le temps, mettez à jour le livret et assurez-vous que tous les employés du service de la paie en ont une copie.
Assurez-vous que chaque membre du personnel de la paie comprend son rôle. Documentez et donnez-leur une copie de leurs tâches spécifiques pour vous assurer qu'ils sont conscients de leurs responsabilités lors du traitement de la paie.
