La paie est un aspect clé de toute entreprise avec des employés. Pour que les employés et les charges sociales soient payés à temps et avec précision, le service de la paie doit être structuré. Pour être efficace au sein du service, l’employeur doit documenter les procédures de paie. Que la masse salariale soit grande ou petite, des procédures écrites de paie sont essentielles au succès de la paie.
Créer des formulaires de procédure de paie. Le service de la paie travaille généralement en étroite collaboration avec le service des ressources humaines pour assurer le traitement correct des chèques de paie et des avantages sociaux. Plusieurs formulaires sont utilisés dans ce processus: feuilles de temps / feuilles de temps, formulaire W-2, calendriers et / ou calendriers de paie, formulaires de demande de vacances, formulaires d'autorisation de dépôt direct et feuilles de suivi des jours de maladie. Vous pouvez acheter ces formulaires dans un magasin d’articles de papeterie ou les faire personnaliser par une imprimerie.
Documenter les procédures de chronométrage. Le ministère du Travail des États-Unis note que vous pouvez utiliser n’importe quel système de chronométrage de temps à condition qu’il soit correct et complet. Les procédures de chronométrage doivent inclure les dates limites de soumission des feuilles de temps et la méthode utilisée pour calculer le temps des employés.
Par exemple, écrivez les procédures de calcul manuel des cartes de temps des employés, comme arrondir au quart d'heure près. Si vous disposez d'un système de chronométrage qui transfère automatiquement les poinçons / balayages des employés au logiciel de paie, documentez vos procédures de modification. Cela peut impliquer que les superviseurs vous envoient les modifications par courrier électronique avant la date limite.
Notez les procédures de traitement de la paie. Adaptez vos procédures de traitement de la paie à votre système de paie. Un système de paie peut être manuel, informatique interne ou externe (externalisé). Indiquez toutes les procédures de traitement de la paie pour votre système particulier.
Par exemple, supposons que vous disposiez d'un système informatisé interne, dans lequel le personnel et les logiciels de paie sur site sont utilisés pour traiter la paie. Documentez comment utiliser le logiciel. Indiquez comment saisir le salaire des employés et comment traiter les ajustements de solde, les dépôts directs, les taxes sur la masse salariale, les jours de prestations, les saisies d’argent, les prestations d’assurance et la rémunération des heures supplémentaires. Incluez des étapes pour revérifier la paie avant d’imprimer les chèques de paie et avant de la fermer.
Si vous avez plusieurs fréquences de paie (telles que hebdomadaire et bihebdomadaire), expliquez comment traiter chacune d'elles. Les procédures de traitement de la paie doivent inclure toutes les étapes de traitement, du début à la fin de chaque paie.
Inclure les procédures de post-traitement. Par exemple, supposons que vous ayez un service de comptabilité ou une société fiscale externe qui gère les affaires relatives à la paie de la société. Indiquez les fichiers et les rapports nécessaires qui doivent être transmis et à quelle personne. Indiquez à qui les chèques / fiches de paie doivent être distribués et incluez les autres entreprises / personnes avec lesquelles vous devez dialoguer. Par exemple, si le service de la paie transfère les fonds de cotisations de retraite au fournisseur de régime de retraite immédiatement après chaque traitement de la paie, incluez les étapes nécessaires.
Procédures de conservation des documents. L'employeur doit conserver les registres de paie pendant au moins trois ans, selon le ministère du Travail. Procédures d’archivage et de classement des registres de paie, des W-2, des déclarations d’impôt sur la paie, des fiches de présence et autres enregistrements de paie.
Conseils
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Mettez à jour vos procédures de paie à chaque changement de procédure.
