Les actionnaires peuvent fournir deux types de financement à une société: les investissements en actions et les prêts. Un investissement en actions augmente le nombre d'actions possédées et le pourcentage de propriété de l'actionnaire. Un prêt consenti à la société par un actionnaire est traité comme une transaction ordinaire avec un créancier. Les parties doivent signer un contrat de prêt indiquant les conditions de remboursement du prêt. L'actionnaire prêteur aurait un compte de capital et un compte de prêt dans les livres de la société. Si la société devait se dissoudre, le prêt de l'actionnaire serait d'abord remboursé avec les autres créanciers avant que les propriétaires ne reçoivent une distribution.
Convoquer une réunion du conseil d'administration. Les décisions qui affectent la position d'un actionnaire de la société par rapport au reste devraient être validées par le conseil d'administration afin de résoudre les conflits d'intérêts. Bien que les prêts consentis à la société par les actionnaires soient courants et n’affecteraient pas nécessairement les positions en actions d’autres propriétaires, les conditions de remboursement du prêt pourraient être considérées comme un enrichissement supplémentaire s’ils ne sont pas correctement structurés. Discutez pleinement des conséquences de l’autorisation de prêts par les actionnaires. Établissez les procédures, les conditions et les limites du prêt.
Votez pour permettre à la société d'accepter des prêts d'actionnaires. Les principales décisions du conseil doivent être prises à la majorité des voix, conformément aux règlements de la société. Demandez au secrétaire du conseil d’enregistrer la discussion et les résultats du vote dans le procès-verbal de la réunion.
Préparez une résolution et ajoutez-la au procès-verbal de la réunion. Une résolution est un paragraphe écrit rendant hommage à la décision du conseil. Il devrait être signé par le président du conseil.
Exécuter un contrat de prêt entre l'actionnaire et la société. Il n'est pas obligatoire de mettre les conditions du prêt dans un accord écrit, mais c'est conseillé. Un accord écrit constitue une trace écrite au cas où la société se dissoudrait, ferait faillite, serait auditée ou aboutirait devant un tribunal. Le format de l’accord peut être toute expression raisonnable des noms des parties, des conditions du prêt et des signatures pertinentes.
Ajoutez la résolution, le procès-verbal de la réunion et une copie de l'accord de prêt au livre de correspondance de l'entreprise. La loi exige de la société la tenue de registres suffisants pour permettre aux actionnaires et à l’Internal Revenue Service de déterminer les sources de revenus et le statut des obligations. Même si un actionnaire est un initié, les prêts doivent être suffisamment documentés pour éviter l’apparence d’un conflit d’intérêts.
