La sécurité des registres de paie et du personnel qui les utilise est une préoccupation constante des administrateurs de la paie et de la direction de l'entreprise. La sécurité de la paie comprend la mise en place et le maintien de la confidentialité et de la sécurité des enregistrements de paie, du service de la paie et du personnel de la paie. Le responsable de la paie, le responsable de la comptabilité ou le responsable des ressources humaines peuvent assumer la responsabilité de la sécurité de la paie en collaboration avec la direction. La création d'un environnement de paie hautement sécurisé et organisé efficacement devrait être l'objectif de chaque service de la paie.
Organisation
L'organisation du service de la paie, du personnel et des processus est essentielle à la sécurité de la paie. Une chaîne de commandement claire, un organigramme logique du service et une délégation claire des responsabilités en matière de paie sont nécessaires pour une administration sécurisée de la paie. Un responsable, un responsable du traitement de la paie, un spécialiste des situations spéciales telles que les ordonnances de saisie des salaires et les congés FMLA et des indemnités de travail, les commis aux dossiers des employés et tout autre membre du personnel de la paie doivent être organisés dans le service pour un traitement de la paie confidentiel, efficace, sécurisé et conforme à la loi.. Tous les membres de la masse salariale doivent avoir des responsabilités clairement définies pour éviter et éliminer les violations de la sécurité et les failles dans le traitement de la paie.
Contrôle d'accès
Tous les accès aux documents papier de la paie, aux fichiers de stockage physique, aux ordinateurs et aux rapports informatiques, ainsi que tout autre type d'accès, doivent être strictement contrôlés et appliqués afin de sécuriser les informations de paie confidentielles. Le responsable de la paie doit examiner les responsabilités de chaque employé de la paie afin de déterminer le niveau d’accès nécessaire. L'accès aux documents de paie physiques tels que les feuilles de présence, les autorisations de relèvement, les documents relatifs aux primes et aux commissions et aux autres documents de paie comportant des informations financières sensibles et confidentielles doit être limité aux personnes qui traitent les transactions. Les classeurs et les ordinateurs contenant des informations sur la paie, des données et des archives doivent être situés dans des zones sécurisées où seules les personnes disposant d'une autorisation de sécurité peuvent les consulter et travailler avec elles. Par exemple, les commis qui saisissent uniquement les heures de travail dans le système de traitement de la paie ne doivent pas avoir accès aux processus de soumission finale ni à la documentation relative aux salaires et aux avantages.
Procédures de documentation
Les procédures de paie doivent être soigneusement documentées et appliquées pour assurer la sécurité du processus de paie et du personnel. Les responsabilités de chaque employé de la paie doivent être clairement définies dans la description de leur travail, dans les procédures de paie qu’ils appliquent et dans un manuel d’utilisation standard pour le service de la paie. Les procédures doivent être respectées, révisées en cas de changement, et revues au moins une fois par an, voire plus souvent, afin de protéger l’intégrité des processus et d’éviter les failles dans la sécurité.
Sécurité physique
La sécurité physique des enregistrements de paie, des fichiers, des données et des systèmes, ainsi que des installations et du personnel de paie, est essentielle. La sécurité et la confidentialité de la paie ne doivent pas être compromises pour économiser de l'argent en traitant la paie à la réception ou en obligeant un employé de la paie à exécuter des tâches sans double contrôle. Les classeurs doivent être verrouillés avec un accès limité. Les bureaux, les bâtis principaux et les ordinateurs de bureau avec données de paie et logiciels de traitement ne doivent pas être situés dans des zones communes mais dans des emplacements sécurisés et facilement verrouillables. Le personnel de la paie doit disposer d'un environnement de travail protégé du trafic des employés et des visiteurs et disposer de moyens simples pour sécuriser avec succès les informations avec lesquelles il travaille, afin de ne pas être sujet à des employés en colère ou émus. Toutes les erreurs de paie, les divergences et les griefs doivent avoir des processus clairs et être traités par les gestionnaires ou les superviseurs, et non directement avec le personnel de la paie.
