Le fait de disposer de nombreuses options pour notifier une nouvelle adresse à vos contacts devrait vous faciliter la tâche. Nombre de vos contacts, y compris le service postal américain, fournissent des formulaires en ligne ou imprimés pratiques pour recevoir votre changement d’adresse. Pour tout le reste, envoyez un courrier électronique ou une carte d'annonce de déménagement personnalisée pour indiquer votre nouvelle adresse. Pour votre entreprise, vous pouvez également annoncer votre nouvel emplacement dans le cadre d’un communiqué de presse, d’une invitation à une journée portes ouvertes ou d’une lettre officielle. Quelle que soit la méthode utilisée, faites en sorte que votre avis écrit soit court, précis et opportun.
Intitulez correctement votre message pour indiquer si votre déménagement est imminent ou terminé. Par exemple, indiquez dans l’objet d’un e-mail, d’une lettre ou d’une carte de visite «Je déménage» ou «Nous avons déménagé». Pour les invitations, écrivez «Nous avons déménagé: venez célébrer notre nouveau groupe».
Indiquez la date de votre déménagement, les détails de votre nouvel emplacement et, le cas échéant, les coordonnées mises à jour. Par exemple, écrivez «Dear Marge: En vigueur (date du déménagement), ma nouvelle adresse et mes coordonnées seront: (adresse), (numéro de téléphone), (email). Veuillez mettre à jour vos dossiers en conséquence. N'hésitez pas à me contacter pour des informations supplémentaires. Je vous remercie. Cordialement, (votre nom)"
Incluez votre ancienne adresse et un numéro de compte pour une notification de changement d'adresse qui demande également un transfert de service vers votre nouvel emplacement. Par exemple, «Mon numéro de compte actuel est (numéro). En vigueur (date du déménagement), ma nouvelle adresse sera (nouvel emplacement). Mon ancienne adresse est (ancien emplacement). Veuillez transférer le service à notre nouvel emplacement avant le (date du déménagement), ainsi que toute la correspondance et la facturation correspondantes. Je vous remercie. Cordialement, (votre nom)"
Abandonnez les salutations sur les faire-part et les invitations. Indiquez simplement votre nom ou le nom de votre entreprise, la date du déménagement, la nouvelle adresse et les coordonnées mises à jour, le cas échéant. Pour une invitation, fournissez les détails de votre événement portes ouvertes, ainsi que le numéro de téléphone et la date limite de réception des réponses.
Ajoutez une touche marketing lors de la diffusion de votre déménagement dans un communiqué de presse. Par exemple, créez un titre tel que «XYZ Company Expanding Headquarters Downtown». Rédigez une annonce brève indiquant votre nouvelle adresse et suggérant que votre entreprise progresse et progresse.
Conseils
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Faites une liste de contrôle de tous vos contacts à qui vous devriez envoyer un avis de changement d'adresse. Indiquez vos contacts personnels, votre employeur, les agences gouvernementales locales, les fournisseurs d’éducation et de soins de santé, les banques et autres institutions financières, les associations et les clubs, ainsi que les publications auxquelles vous êtes abonné. Incluez également tous vos clients, consultants et fournisseurs si vous avez une entreprise.
La plupart des institutions et des publications ont un formulaire de changement d'adresse en ligne. Pensez à utiliser cette option ou à appeler un numéro de téléphone publié pour économiser sur les frais d'affranchissement et accélérer le processus.
Choisissez un moyen de communication basé sur l'opportunité et la familiarité avec vos destinataires. Les cartes d'annonce et les e-mails suffisent généralement à tous, mais des lettres d'affaires formelles peuvent être justifiées ou demandées par certains contacts.
