De bonnes communications avec les fournisseurs de votre entreprise sont essentielles au bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement. Lorsque votre entreprise déménage, vous voulez vous assurer que tous vos fournisseurs sont informés et ont le temps de mettre à jour les informations de contact et d'expédition. Une lettre de changement d’adresse n’est pas difficile à préparer, mais vous devez faire un peu de planification. Évitez de laisser cette tâche jusqu'à la dernière minute.
Compilez une liste de diffusion complète des fournisseurs de votre entreprise. Commencez à dresser la liste au moins six semaines avant la date de prise d'effet de la délocalisation de l'entreprise afin de pouvoir envoyer par la poste les lettres de changement d'adresse plus tôt. Vous devrez peut-être envoyer plusieurs lettres dans certains cas. Par exemple, un fournisseur peut avoir un service de commande et d’expédition distinct de ses bureaux de facturation. Vous devez avertir les deux.
Placez les informations de changement d'adresse uniquement dans le corps de la lettre aux fournisseurs. Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise ou indiquez votre adresse actuelle et vos coordonnées dans la salutation ou la clôture de la lettre en respectant le format de votre lettre commerciale habituelle.
Informez les fournisseurs que votre entreprise déménage dans le premier paragraphe de la lettre et donnez la date du changement. Le déménagement peut prendre plusieurs jours. Indiquez donc la date exacte à laquelle la correspondance et les envois doivent être envoyés à la nouvelle adresse. Expliquez pourquoi l'entreprise déménage. Par exemple, dire aux fournisseurs que leur entreprise est en expansion et qu’il a besoin d’une plus grande installation leur permet de savoir ce qui se passe de manière à créer une impression favorable. S'il y a une période au cours de laquelle les activités sont arrêtées, indiquez les dates auxquelles l'entreprise sera fermée.
Mettez la nouvelle adresse postale de l’entreprise au deuxième paragraphe. Si l'adresse postale est différente de l'adresse municipale, incluez-la également. Indiquez toute autre information de contact en cours de modification, telle que les numéros de téléphone. Envoyez la lettre de changement d'adresse au moins trois semaines avant le déménagement afin que les fournisseurs aient le temps de mettre à jour leurs dossiers. Enfin, fournissez un numéro de téléphone ou une adresse électronique aux vendeurs pour leur permettre de poser des questions si nécessaire.
Conseils
-
Faites suivre votre lettre d'un courrier électronique vous demandant de confirmer que la lettre de changement d'adresse a bien été reçue et rappelant aux fournisseurs le déménagement prochain. Vous pouvez également publier le changement d'adresse sur votre site Web et sur vos pages de médias sociaux. Indiquez les adresses Web de ces sites dans la lettre et dans le courrier électronique.
