Les procédures comptables des hôtels aident un cabinet du secteur de l’hôtellerie à préparer des états financiers précis, conformes à la réglementation et aux principes comptables. Ces réglementations incluent les normes internationales d’information financière (IFRS) et les principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis. Elles concernent également les règles de la SEC (Securities and Exchange Commission) et du Conseil de surveillance de la comptabilité des sociétés ouvertes (PCAOB).
Reconnaissance des revenus et des dépenses
Les réglementations de la SEC et du PCAOB imposent à une société d’accueil d’établir des contrôles adéquats et fonctionnels des systèmes de comptabilisation (enregistrement) des produits et des charges. Les revenus sont les revenus qu'un hôtel génère en fournissant des services ou en louant des chambres. Les exemples de revenus incluent les frais de réservation et les frais de chambre. Un comptable d’hôtel crédite un compte pour augmenter son montant et le débite pour réduire le solde du compte. Une dépense est un coût ou une perte qu'un hôtel encourt en fournissant des services ou en louant des chambres. Les dépenses peuvent être liées aux salaires, au coût de la nourriture, des boissons et des services publics. Un commis d'hôtel débite un compte de dépenses pour en augmenter le montant et le crédite pour réduire le solde du compte. Une entreprise d’hôtellerie présente les produits et les charges dans son compte de résultat.
Enregistrement d'actif et de passif
Un directeur d’hôtel doit appliquer des directives adéquates dans les systèmes d’enregistrement des actifs et des passifs, car les éléments d’actif et de passif indiquent la solidité financière de la société. Ces éléments reflètent le fonds de roulement ou les disponibilités en trésorerie à court terme d'une entreprise (le fonds de roulement est égal à l'actif à court terme moins le passif à court terme). Un actif est une ressource que possède un hôtel, telle que des liquidités et des stocks (actifs à court terme) ou des biens immobiliers et des machines (actifs à long terme). Un passif est une dette que l’hôtel doit rembourser à son échéance ou une promesse financière qu’il doit honorer à temps. Un passif à court terme est une dette qu'une entreprise d'accueil doit rembourser en un an ou moins, tandis qu'une dette à long terme est due au bout d'un an. Une commis d'hôtel débite un compte d'actif pour en augmenter le montant et la crédite pour réduire le solde du compte. Le contraire est vrai pour un compte de passif. Un hôtel comptabilise les actifs et les passifs dans son bilan.
Rapport financier
Les règles et procédures comptables, telles que les normes US GAAP et IFRS, ainsi que les règles SEC et PCAOB, imposent aux sociétés d’hôtellerie de présenter des états financiers «équitables» et complets à la fin de chaque trimestre ou de chaque année. Dans la terminologie de la comptabilité hôtelière, "juste" signifie exact ou objectif. Un ensemble complet de rapports financiers comprend un bilan (également appelé état de la situation financière), un état des résultats (compte de résultat), un état des flux de trésorerie et un état des capitaux propres (également appelé état des bénéfices non répartis).
