Les politiques et procédures comptables ne sont pas la même chose, bien que les employés de bureau confondent souvent les deux. Les méthodes comptables représentent les lignes directrices ou les règles définissant les attentes du service de la comptabilité dans une situation donnée. En créant des politiques, le service de la comptabilité veille à ce que les règles et normes de la société soient respectées et appliquées de manière cohérente par toutes les personnes concernées. La procédure représente le côté comment de l'équation en définissant les étapes individuelles qui garantissent le respect des règles comptables de l'entreprise et la mise en place de contrôles internes.
Définir la politique
Lorsque vous proposez le manuel de règles et procédures comptables utilisé par les comptables et d’autres personnes de l’entreprise, vous devez d’abord définir chaque règle ou directive comme une politique individuelle que vous souhaitez que les personnes suivent. Ne mélangez pas les politiques ensemble, car cela crée trop de confusion. Les services de comptabilité créent des politiques de trésorerie, des politiques de remboursement de frais de voyage, des politiques de petite caisse, des politiques de comptabilité fournisseurs ou des politiques de facturation, pour n'en nommer que quelques-unes. La politique devrait définir la règle - connue sous le nom de quoi - et indiquer qui doit y adhérer et pourquoi elle doit être respectée. Les politiques et les procédures sont gérées séparément.
Écrire la vue d'ensemble
Chaque politique doit inclure un aperçu ou un résumé de la ligne directrice ou de la règle. La vue d'ensemble vient en premier, avec des informations détaillées incluant les détails. Par exemple, un service de comptabilité peut avoir une politique sur les fonds de petite caisse qui détaille le montant des fonds disponibles pour la petite caisse, le type d’achats qu’il couvre et le titre de la personne qui en est responsable. La politique ne répertorie pas les noms des personnes, mais plutôt le titre ou le poste dans l'entreprise qui en est responsable.
Décrire les procédures
Les procédures sont le processus pas à pas par lequel les individus adhèrent à la politique de l'entreprise.Par exemple, un service de comptabilité peut définir une politique de trésorerie qui spécifie le montant de trésorerie d'exploitation qui doit être disponible à tout moment et ce qui doit se produire s'il ne l'est pas. Toutefois, pour garantir le maintien de la stratégie, un membre du service de la comptabilité doit effectuer les rapprochements des comptes bancaires. Le processus de rapprochement bancaire comporte des étapes détaillées sur la manière de procéder au rapprochement bancaire afin de garantir le respect de la politique de trésorerie. Pour écrire la procédure, décrivez chaque étape qui doit avoir lieu, y compris les titres des personnes qui ont terminé chaque étape et ce qui se passera dans les étapes suivantes.
Numéroter les étapes
Rédigez les procédures dans l’ordre dans lequel les étapes doivent se dérouler. Par exemple, en utilisant le processus de rapprochement bancaire, commencez par la première chose à faire, par exemple: les relevés bancaires doivent être remis non ouverts au responsable de la comptabilité. Incluez les étapes que le responsable de la comptabilité doit effectuer avant de transmettre le travail de rapprochement à une autre personne de la comptabilité. Cela pourrait inclure, par exemple, un examen rapide des incohérences dans les chèques, des noms de bénéficiaires et plus encore.
Manuel de politiques et de procédures
Inclure une liste des titres dans le service de la comptabilité avec une brève description des tâches effectuées par chaque poste dans l'entreprise au début du manuel de politiques et de procédures. Cela aide à créer des contrôles internes tout en assurant la séparation des tâches. Rédigez des stratégies sur des pages individuelles en créant une nouvelle page ou un ensemble de pages pour chaque stratégie. Chaque politique reçoit son propre titre et titre dans la table des matières pour que les utilisateurs puissent les consulter facilement. Après la stratégie, incluez toutes les procédures sur leurs propres pages en tant que sauvegarde. La table des matières peut inclure la "Politique de flux de trésorerie", en tant que titre principal avec des sous-positions et leurs propres pages comprenant "Rapprochements bancaires", "Rapprochements de comptes du grand livre", ou toute autre procédure applicable à cette politique spécifique.
