Les politiques et procédures financières des églises ont longtemps été litigieuses. Les églises doivent adhérer à des politiques et procédures strictes pour rassurer le personnel et la congrégation que leurs dons sont correctement gérés, en particulier lors de la rédaction de chèques. En établissant des politiques, examiner les règlements de l'église et la constitution pour les politiques existantes. De nombreuses églises exigent que les additifs à la politique de l'église soient votés par les membres d'un certain âge.
Politiques
Les règles relatives à la rédaction de chèques, également appelées règles relatives aux décaissements en espèces, devraient éliminer tout doute dans l’esprit de votre peuple. Le compte courant de l'église doit maintenir un solde minimum en tout temps. Les polices peuvent inclure le secrétaire financier qui écrit des chèques un jour de la semaine, qui doit être signé par le secrétaire et un officier choisi.
Les vérifications portant sur un montant déterminé, par exemple 1 000 dollars, devraient nécessiter trois signatures ou l'approbation d'une personne spécifique. Si une personne demande un remboursement, la demande doit être accompagnée du récépissé et de la signature de l'approbateur. Si des cartes de crédit sont nécessaires, toutes les cartes de crédit doivent être payées à la fin du mois pour éviter les frais financiers. Toute dépense liée aux voyages et aux divertissements d’affaires devrait avoir des directives claires. Le bureau financier de l'église doit tirer parti des remises bancaires proposées pour un paiement anticipé ou total.
Procédures
Les politiques sont "ce que" fait une entreprise, les procédures sont "comment". Investissez dans un système de comptabilité à but non lucratif. De nombreux systèmes sont disponibles spécifiquement pour les églises et leurs besoins. Les procédures devraient inclure l’obligation d’avoir deux signataires pour toutes les vérifications écrites afin d’établir la responsabilité.
Un membre du personnel peut exécuter la paie, et un autre peut l’approuver. Le chef des finances devrait examiner tous les rapports du grand livre général (une liste détaillée des transactions) toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Selon la configuration de votre église, vous devrez présenter à votre conseil des diacres ou des anciens les rapports détaillés de revenus et de dépenses chaque mois. Le directeur financier ou un diacre doit rapprocher le relevé bancaire avec votre programme de comptabilité.
Problèmes
Modélisez les politiques et procédures d'une église d'après les politiques et procédures des entreprises à but lucratif, dans la mesure du possible. Bien que les salaires et les avantages sociaux doivent rester confidentiels, plusieurs membres du conseil doivent décider du salaire du pasteur et du personnel. Les chèques ne doivent jamais être écrits pour «porteur» ou «argent». Les chèques ne doivent jamais être signés avant d'être préparés. Si des problèmes ou des préoccupations surviennent, demandez conseil à un expert-comptable agréé.
