Casser de vieilles habitudes ou en apprendre de nouvelles est difficile pour certaines personnes. Cela peut être difficile sur le lieu de travail si les employés suivent la même routine depuis longtemps et ne sont pas à l'aise avec tout ce qu'ils perçoivent comme des perturbations - voire des menaces - pour la sécurité de l'emploi. Leur volonté de s’adapter au changement dépend en grande partie de la manière dont les changements leur sont présentés dans les politiques et procédures écrites.
Déterminer si un changement est nécessaire
Un axiome populaire suggère que si quelque chose n'est pas cassé, il n'a pas besoin d'être réparé. Sur le lieu de travail, cependant, un environnement stagnant qui reste fidèle à l’ancienne façon de faire les choses "juste parce que" va prendre du retard sur la concurrence s’il ne reste pas au fait des idées, des tendances et des avancées technologiques qui pourraient l’aider à mieux performer. Ceux-ci incluent des facteurs tels que l'équipement à la pointe de la technologie, la fusion, l'externalisation et même la réduction des effectifs pour une meilleure gestion des ressources. Avant de proposer de nouvelles politiques et procédures, il est essentiel d’évaluer les avantages directs et indirects qu’elles apporteront à la société, le temps qu’il faudra pour les intégrer pleinement aux opérations et aux mentalités existantes, le coût des modifications proposées et les conséquences qui pourraient en résulter. l'entreprise ne fait rien du tout.
Pertinence et participation
Les êtres humains, quel que soit leur âge, n'aiment généralement pas qu'on leur dise quoi faire, surtout s'ils pensent qu'on leur ordonne de faire quelque chose sans raison valable. En outre, si leurs opinions sur le sujet n'ont pas été demandées à l'avance, elles risquent davantage de faire preuve de résistance, car elles pensent que les pouvoirs en place - qu'il s'agisse de parents, de conjoints ou de patrons - ne respectent pas leur. Si, par exemple, vous souhaitez que votre personnel de front office commence à suivre des cours d'espagnol sponsorisés par l'entreprise, il doit voir le lien qui existe entre ce nouvel ensemble de compétences et leurs interactions avec une clientèle hispanophone, ce qui générera par la suite davantage d'activités et augmentera les bénéfices de l'entreprise. et aboutir à des augmentations, des bonus et des commissions plus élevées. Bien qu'il ne soit pas toujours pratique ni souhaitable de soumettre chaque nouvelle règle à un vote de comité, le fait de solliciter régulièrement les commentaires et les idées des employés permet aux gestionnaires d'anticiper les réactions de leurs employés aux politiques et procédures de transition.
Livrer le message
Que vous introduisiez une nouvelle politique relative à la sécurité dans les bureaux ou fournissiez du matériel de formation sur le fonctionnement d’un nouvel équipement, vous devez non seulement décider de la manière dont les informations seront empaquetées et diffusées, mais également de la mesure de leur efficacité. S'il s'agit d'un changement de politique, par exemple, vous devez décider s'il s'agit d'un mémo, communiqué par courrier électronique ou accessible depuis un site Web interne où les employés vérifient régulièrement les mises à jour et les annonces de l'entreprise. La méthode que vous choisissez dépend de la taille du bureau, de l'urgence du problème et de la capacité des travailleurs à assumer leurs responsabilités. S'il s'agit d'un document de procédure, vous devez décider s'il s'agira d'un texte uniquement, d'un texte avec des graphiques ou d'un texte avec des photographies. L'approche que vous choisirez sera basée sur la complexité de la tâche et du matériel, ainsi que sur l'intellect des lecteurs cibles. La mesure du succès de la nouvelle politique ou procédure sera quantitative ou qualitative basée sur des augmentations trimestrielles. Une nouvelle règle pourrait également être mise à l'essai sur la base d'un programme pilote ou divisée en segments plus petits afin d'amener progressivement les travailleurs à une routine différente, par opposition à un changement radical qui se produit du jour au lendemain. Exemple: la transition vers un "bureau sans papier" commencerait par un apprentissage du matériel de numérisation par les travailleurs, une réduction du nombre de copies physiquement archivées, puis l'élimination complète des classeurs.
Conséquences
Lorsque vous annulez une nouvelle politique selon laquelle "Casual Friday" est annulé afin d'améliorer l'image de la société, vous vous attendez à ce que vos employés aient une apparence plus professionnelle le vendredi suivant. S'ils s'habillent toujours avec désinvolture, cependant, c'est soit qu'ils ont simplement oublié que la nouvelle politique est entrée en vigueur (la courbe d'apprentissage peut parfois être lente), soit qu'ils ont délibérément décidé de l'ignorer. Si votre politique écrite ne mentionne pas la manière dont la nouvelle règle sera appliquée, il sera difficile de convaincre qui que ce soit de la prendre au sérieux. Lors de la rédaction d'une section relative aux conséquences, il est important que vous révisiez le langage avec un représentant des ressources humaines et / ou un avocat pour vous assurer que (1) la discipline est appropriée, (2) la discipline est conforme aux lois du syndicat, (3) le langage est clair et facile à comprendre et (4) la discipline est raisonnable et ne perturbera pas le flux de travail. Par exemple, un employé pourrait être ravi de lire que "quiconque enfreint le code vestimentaire du vendredi sera immédiatement renvoyé chez lui pour changer" (surtout si le fait de ne pas travailler pendant une heure ou deux était exactement ce qu'il souhaitait de toute façon).
