Un manuel de politiques et de procédures est un document écrit qui détaille les règles d'une organisation et les manières spécifiques de l'exécuter. Cela couvre tout, des perspectives générales de l'organisation aux détails du traitement du courrier entrant. Quelques idées de base pour un manuel de politiques et de procédures rendront un manuel plus utile pour les employés.
Recueillir les commentaires des ministères
Avant de rédiger un manuel officiel pour une organisation, vous devez recevoir les commentaires de tous les départements concernant leurs règles et procédures. Même s’il n’existe pas de manuel officiel sur les politiques et les procédures, les ministères ont probablement leur propre politique informelle, leurs mémos et leurs guides dispersés. Un manuel de règles et de procédures, à moins qu’il ne soit rédigé pour une nouvelle entreprise ou organisation, doit prendre en compte la façon dont le service est déjà géré. L'introduction de politiques et de procédures entièrement nouvelles pourrait potentiellement ralentir les productions en raison de la courbe d'apprentissage. Au lieu de cela, pensez au manuel de politiques et procédures comme un endroit pour regrouper toutes les politiques et procédures informelles en un seul endroit pour éviter toute confusion.
Cependant, ce n’est pas une règle absolue. L'un des avantages de la rédaction d'un manuel de politiques et de procédures est qu'il vous permet d'examiner l'efficacité du travail d'une organisation. Lors de la rédaction du manuel, discutez avec les responsables et les employés des différents départements pour vérifier si les règles et procédures avec lesquelles ils travaillent actuellement sont fastidieuses, difficiles ou incohérentes. Si tel est le cas, vous souhaiterez peut-être organiser une réunion pour discuter de moyens de travail plus efficaces avant de terminer le manuel.
Différencier politique et procédure
Les politiques incluent des règles générales décrivant ce qui peut ou ne peut pas être fait, et cela va du philosophique au spécifique. Par exemple, une politique peut être «nous sommes respectueux de l'environnement» ou «soumettre toutes les demandes d'admission au département des admissions». Les procédures décrivent les processus étape par étape pour mettre en œuvre une politique. Lors de la création d'un manuel de règles et de procédures, faites la distinction entre les deux en créant des en-têtes et des procédures pour chaque sous-rubrique ou liste de règles. Cela permettra au personnel de parcourir rapidement le manuel et de rechercher des informations spécifiques sur la manière dont une politique doit être appliquée.
Soyez clair et précis
Lors de la rédaction d'un manuel de politiques et de procédures, vous devrez peut-être revoir fréquemment votre travail pour éliminer tout jargon, phrases complexes et instructions vagues. Essayez de garder des phrases de 15 mots ou moins. Évitez les phrases ou les phrases qui pourraient être interprétées de plusieurs manières. Au lieu de donner des instructions telles que «Traiter toutes les factures et envoyer un formulaire au responsable», décrivez les procédures de traitement des factures et indiquez le nom du formulaire à envoyer au responsable.
Vous souhaiterez peut-être qu'un ou plusieurs employés examinent le manuel des politiques et des procédures pour rechercher les éléments qu'ils ont du mal à comprendre.
Revoir et mettre à jour régulièrement
Un manuel de politiques et de procédures est un document évolutif. Pour que cela reste utile, révisez-le et mettez-le à jour régulièrement si nécessaire. Tenez une réunion une fois par an pour voir si des modifications doivent être apportées à la politique et au manuel de procédures. Cela inclut de nouvelles méthodes de travail, une reformulation des paragraphes difficiles ou déroutants et des méthodes de remue-méninges pour rendre le manuel plus utile, par exemple en ajoutant davantage d'informations ou en codant par couleur les différents chapitres.
Évitez de mettre des informations confidentielles telles que les noms de contacts, les numéros de téléphone des personnes et les URL de sites Web dans la stratégie. Au lieu de faire référence à des personnes ou à des titres spécifiques dans le manuel, reportez-vous aux noms des départements. Cela contribuera à garantir que la politique et le manuel de procédures restent pertinents plus longtemps.
