Le contrôle des liquidités dans votre entreprise implique une comptabilité et une sécurité diligentes. Aux États-Unis, selon Small Business Administration, les transactions en espèces sont moins sujettes à la fraude, aux frais, aux délais d’attente et aux erreurs de paiement. En revanche, les liquidités mal contrôlées peuvent attirer l'attention de l'IRS et une tentation criminelle de la part des employés et d'autres personnes. L'application de plusieurs méthodes de contrôle de la trésorerie interne peut aider à minimiser les risques.
Vetting des employés
Le contrôle des espèces commence avec les gens. Les employés manipulant des espèces - ou des équivalents, y compris les chèques et les bordereaux de carte de crédit - doivent être soigneusement contrôlés. La vérification du casier judiciaire, le dépistage de la drogue et la vérification de l’emploi antérieur peuvent faire partie du processus de vérification. Selon un rapport du Journal of Management and Marketing Research sur l'impact de la criminalité sur les entreprises, «les vérifications des antécédents devraient également inclure un rapport sur les antécédents de crédit, car certains employés peuvent recourir au détournement de fonds de la société lorsque les pressions financières résultant de la toxicomanie, de l'adultère, du jeu ou de frais médicaux semble insurmontable."
Documentation des transactions
Garder les reçus des transactions en espèces permet une comptabilité précise et satisfait l'IRS en créant ce que le département américain du Commerce appelle une «piste d'audit indiscutable». Les reçus en deux parties numérotés sont idéaux car ils vous permettent de donner une copie du reçu à votre client. et conservez l'autre copie pour vos dossiers. Le comptage régulier des caisses enregistreuses peut aider à assurer la précision. L'impression de calculatrices et de carnets de reçus peut également être utile pour documenter les transactions en espèces.
Séparation des tâches
Une partie du contrôle interne de la trésorerie consiste à confier à plus d'une personne la vérification des transactions en espèces. Les règles de l’Université de Yale en matière de séparation des tâches exigent qu’aucune personne ne soit chargée uniquement du traitement des transactions en espèces initiales, de la tenue des registres, du rapprochement des soldes, du transport ou du dépôt en espèces et de l’approbation de la comptabilité. Selon l'Université de Yale, «Lorsqu'il est impossible de séparer ces fonctions, un contrôle détaillé des activités connexes est nécessaire en tant qu'activité de contrôle compensatoire».
Sécuriser la trésorerie
L'installation de caméras vidéo et l'utilisation de coffres-forts pour stocker de l'argent sont des méthodes de protection de l'argent aux endroits où les transactions ont lieu. Assigner un employé et un superviseur ensemble pour gérer le coffre-fort de votre entreprise ou effectuer des dépôts bancaires est une méthode qui permet de protéger l’argent avant et pendant son transit. Le rapprochement quotidien des encaissements avec les enregistrements de dépôts bancaires et la révision mensuelle de la comptabilité générale de votre entreprise sont des moyens de surveiller les enregistrements de trésorerie internes et de dissuader de résoudre les problèmes liés à l’IRS.
IRS Astuce
Selon l'IRS, «Si, dans une période de 12 mois, vous recevez plus de 10 000 USD en espèces d'un acheteur à la suite d'une transaction dans votre commerce ou votre entreprise, vous devez le signaler à l'Internal Revenue Service (IRS) et réseau financier de lutte contre la criminalité financière (FinCEN) sur le formulaire 8300. »Les entreprises disposent de 15 jours à compter de la date de réception d'une transaction en espèces de 10 000 $ ou plus pour déposer le formulaire 8300 auprès de l'IRS.
