La liste de contrôle du contrôle interne pour les signataires de chèques varie selon les organisations. Chaque entreprise doit définir un plan solide de gestion des risques afin d’éliminer les risques de malhonnêteté et de prévenir la fraude. Pour certaines entités, le processus commence par la commande de vérifications et va du stockage de contrôle à l'exigence de deux signataires ou à l'approbation spéciale pour les contrôles dépassant un montant spécifique. Passez périodiquement en revue les règles pour vous assurer qu'elles englobent les meilleures pratiques.
Politique écrite
Définissez par écrit les stratégies ou les contrôles internes qui précisent les contrôles de l’organisation pour les contrôles, de la commande à la réception, en passant par la signature. Outils de conception constitués de documents et d’enregistrements permettant d’enregistrer tous les événements et transactions sur l’écriture de chèques. Assurez-vous que l'installation dispose d'un espace de stockage suffisant et que les programmes informatiques bénéficient d'une sécurité d'autorisation suffisante.
Stock de chèques en blanc
De nombreuses organisations ont des personnes ou des dépositaires qui ont la responsabilité de conserver la feuille de contrôle pour le stock de chèques en blanc. Le processus peut comporter les étapes suivantes: enregistrement de la date de livraison des chèques en blanc et indication de la séquence des chèques reçus. Entrez les numéros de chèques manquants sur la feuille de contrôle. La personne qui reçoit le lot de chèques en blanc doit dater et signer pour chaque envoi. En outre, enregistrez la date et la séquence des chèques inutilisés retournés dans la mémoire. Vérifier le dernier chèque émis; Cela garantit que la séquence de vérification reste intacte.
Contrôles et soldes indépendants
Les contrôles et vérifications indépendants constituent la meilleure pratique en matière de contrôle interne des signataires de chèques. Cela comprend l’assurance que les montants des chèques, le rapprochement ont les montants corrects, y compris les chèques administratifs, la comparaison des actifs avec la comptabilité enregistrée, les contrôles informatisés. En outre, examinez la gestion des rapports de comptabilité, tels que les rapports de solde des traces et autres rapports automatisés.
Révisions administratives
Parfois, il peut ne pas être pratique pour une organisation de diviser des tâches; dans ce cas, l'administrateur doit procéder à des examens de routine pour garantir l'intégrité du processus de rédaction des chèques. Ne signez les chèques qu'avec la documentation appropriée et assurez-vous que la personne qui signe les chèques envoie les chèques par la poste. Si possible, ne retournez pas les chèques à la personne qui conserve les décaissements et les enregistrements des comptes fournisseurs. En règle générale, vous ne devez pas émettre de chèques à l'ordre de "Espèces".
Comptes séparés
Établissez un minimum de deux comptes bancaires distincts pour votre entreprise. Déposez tous les fonds et reçus sur le premier compte. Transférez juste assez de fonds sur le second compte pour couvrir les chèques que vous écrivez. Un membre du conseil ou une autre personne désignée devrait avoir l’autorisation de transférer des fonds sur le compte. De plus, créez un compte séparé pour la paie; encore une fois, ne transférez que le montant nécessaire pour respecter la masse salariale.
Les signatures
Certains conseils peuvent exiger deux signatures sur les chèques. Toutefois, obtenir deux signatures peut s'avérer fastidieux et nécessiter la signature d'un chèque en blanc. Si la stratégie ne fonctionne pas pour votre organisation, définissez-la sur l'exigence d'un signataire jusqu'à un montant spécifique. Créez également un dépôt direct pour les employés et utilisez un service de paie tiers.
