Pour de nombreuses entreprises, les stocks représentent l'actif physique le plus important que l'entreprise possède. Ces entreprises stockent leurs stocks dans des entrepôts jusqu’à ce qu’elles en aient besoin en production ou à livrer à un client. Le personnel de l'entrepôt gère le processus de réception lorsque l'inventaire arrive des fournisseurs. Le personnel de l'entrepôt gère également l'envoi des commandes terminées aux clients. Les entrepôts se fient aux contrôles internes pour s’assurer que les stocks sont correctement enregistrés et conservés en sécurité.
Numérotation séquentielle
Les procédures de contrôle interne comprennent l’utilisation de la numérotation séquentielle pour tous les documents de réception, documents d’expédition et documents de transfert d’entrepôt. La numérotation séquentielle nécessite que chaque type de document comprenne un système de numérotation et que chaque formulaire soit numéroté dans l'ordre. Cela permet à l'entrepôt de comptabiliser chaque formulaire indépendant à l'aide du numéro de formulaire. Si des pages sont manquantes, le personnel de l'entrepôt peut identifier les pages spécifiques en fonction des numéros manquants.
Caméras Vidéo
Les procédures de contrôle interne impliquent également l'utilisation de caméras vidéo dans tout l'entrepôt. Des caméras vidéo surveillent toutes les activités qui se déroulent dans l’entrepôt et tous les mouvements concernant l’inventaire. Si l'inventaire disparaît, l'entreprise examine l'enregistrement vidéo. Tous les transferts d’inventaire non autorisés apparaissent sur l’enregistrement vidéo et fournissent la preuve de l’événement réel.
Séparation des tâches
Les procédures de contrôle interne dans l'entrepôt intègrent également une séparation des responsabilités de l'entrepôt. Chaque activité qui se produit dans l’entrepôt nécessite la participation de plusieurs employés. Par exemple, lorsqu'un entrepôt reçoit un inventaire, un employé documente les quantités et les produits reçus, tandis qu'un autre entre ces informations dans le système informatique. Un troisième employé peut comparer ces chiffres au bordereau d’expédition du fournisseur.
Audit d'inventaire physique
L’audit physique des stocks représente une procédure de contrôle interne effectuée au moins une fois par an. Le personnel de l'entrepôt compte physiquement chaque article en inventaire, créant un enregistrement de la quantité réelle de chaque article. L’audit physique des stocks consiste à faire venir du personnel hors entrepôt pour recompter les stocks. Les employés comparent le deuxième inventaire au premier et identifient les écarts. Un autre groupe d'employés raconte l'inventaire avec des écarts pour déterminer le nombre final. Une fois que les quantités en stock finales ont été déterminées, les quantités système sont ajustées pour correspondre au nombre défini par l'audit.
