Des procédures d’exploitation normalisées permettent de s’assurer que vos clients reçoivent leurs commandes dans les délais prévus, sans rupture ni dommage. Les expéditeurs doivent se conformer aux réglementations d'expédition nationales, fédérales et internationales applicables au pays traversé.Le personnel du service des expéditions veille au retrait des produits de l'inventaire et au maintien de relations positives avec chacune des entreprises de logistique qui récupèrent et livrent les produits à vos clients.
Contrôle de l'inventaire
Un contrôle des stocks efficace est un élément clé de la rentabilité de votre entreprise. Le produit entre dans votre système de contrôle des stocks lorsque votre service destinataire enregistre les envois dans le système de votre entreprise. Bien que votre système puisse enregistrer une nouvelle commande au moment de la vente, vous ne devez pas retirer le produit de l'inventaire avant que votre service d'expédition ne l'emballe pour l'expédition. Le contrôle adéquat des stocks à la date d'expédition constitue le dernier moyen de défense de votre entreprise contre le vol des employés. Si vous supprimez trop tôt des produits de l'inventaire au cours du processus de vente, vous ouvrez la porte à la disparition des produits avant leur expédition aux clients.
L'emballage du produit
La manipulation correcte des colis comprend un emballage sécurisé dans la boîte appropriée, un étiquetage correct et un envoi avec l'entreprise de logistique que l'entreprise utilise ou, si elle le permet, le choix du client. Les envois contenant des échantillons scientifiques ou médicaux nécessitent une manipulation spéciale pour garantir que le produit reste à la température requise. L'expédition de matières dangereuses nécessite l'utilisation d'expéditeurs agréés tels que UPS, FedEx ou d'autres entreprises autorisées à manipuler de tels produits. Le transport terrestre de matières dangereuses doit être conforme aux réglementations du Département des transports, et le transport aérien et maritime de matières dangereuses doit être conforme aux réglementations d'autres agences gouvernementales. La principale exigence est que les matières dangereuses ne constituent pas une menace pour la santé ou des explosions pour le public.
Les frais de livraison
Les différents modes d'expédition incluent Free on Board Origin et FOB Destination. FOB Origin signifie que l'acheteur a le droit de propriété sur les marchandises au moment de l'expédition et assume les risques liés à l'expédition du produit. FOB Destination signifie que le vendeur a le droit de propriété sur les marchandises jusqu'à la livraison au client et est responsable des risques associés à l'expédition. Parmi les autres variantes d'expédition connues, notons le retrait et le prépayé. Envoi groupé signifie que la société de logistique prélève les frais d'expédition de l'acheteur. Prépayé et ajouté signifie que le vendeur paie les frais de livraison, mais il attend un remboursement de la part de l'acheteur, et prépayé et autorise que les frais d'expédition aient été inclus dans le contrat de vente.
Relation client
Les relations avec la clientèle sont une partie importante de votre service d'expédition. Vos clients peuvent appeler pour vérifier les dates d’expédition ou pour savoir comment suivre leur envoi. Les vendeurs sont intéressés à savoir quand les clients ont signé pour un envoi et si l'article est arrivé en bon état. L’un des problèmes les plus difficiles pour le service clientèle de votre service des expéditions concerne les produits endommagés pendant le transport. En fonction du mode d'expédition, le service des expéditions peut être impliqué dans la résolution du litige entre acheteurs et vendeurs au sujet de produits endommagés.
