Si vous voulez que quelque chose soit bien fait, écrivez une bonne procédure standard ou SOP. Un manuel de procédures d’exploitation standard bien rédigé aide les entreprises à fonctionner de manière efficace et cohérente en indiquant aux employés l’importance des procédures à suivre. Le fait de maintenir la qualité et la cohérence grâce à des instructions faciles à comprendre et détaillées peut également offrir des avantages tels que l’augmentation de la productivité, l’élimination du gaspillage et la réduction des accidents du travail. Un manuel SOP peut aider les entreprises à se conformer à la réglementation et à améliorer la formation des employés.
Étape 1: Choisissez vos SOP
Identifiez les procédures à normaliser, telles que l’assemblage de pièces pour un produit ou le traitement d’une réclamation du client. Concentrez chaque procédure sur une seule activité. N'écrivez que sur les procédures que vous savez faire correctement. Ou trouvez quelqu'un qui est qualifié pour qu'il puisse vous montrer comment effectuer les procédures. Compilez toutes les informations nécessaires.
Étape 2: Préparez-vous à écrire
Attribuez à chaque SOP un titre significatif, par exemple «Comment assembler votre produit» ou «Comment traiter une plainte d'un client». Indiquez le cas échéant des numéros ou des catégories de SOP, tels que «SOP - Production - Assemblage» ou «SOP - Service à la clientèle - Traitement des plaintes. ”Cela vous permettra de regrouper les procédures associées pour les employés. Dessinez des organigrammes approximatifs des processus pour confirmer que vous disposez de toutes les informations et qu'elles sont dans le bon ordre. Concentrez-vous sur l'employé qui effectuera la procédure lors de la préparation de votre approche.
Étape 3: Normaliser les sections
Décrivez vos SOP. Chaque SOP devrait comporter les sections suivantes:
- Entête
- Objectif
- Portée
- Références
- Définitions
- Responsabilités
- Procédure
- Les annexes
- Historique des révisions
- Signatures d'approbation
Étape 4: Procédures détaillées étape par étape
Découpez chaque procédure étape par étape dans l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées. Commencez par les étapes principales, telles que «Obtenir les pièces pour le produit» ou «Répondre au téléphone». Ensuite, séparez-les en étapes plus petites, comme «Confirmez que chaque pièce est correcte» ou «Présentez-vous et remerciez le client d'avoir appelé. ”
Étape 5: écrivez chaque SOP
Écrivez simplement. Utilisez des mots courts et des phrases courtes. Mettez l'idée principale en premier. Suivi avec des détails. Utilisez des verbes d'action et une voix active. Évitez les ambiguïtés et la confusion. N'utilisez pas d'abréviations, d'acronymes ou de jargon.
Étape 6: Formater les SOP de manière cohérente
Chaque SOP doit être écrite dans la même police et la même taille de police. Casser les longs paragraphes en courts. Utilisez des points de balle au lieu de longues phrases. Ajouter des aides visuelles comme des organigrammes. Mettez en surbrillance les informations importantes, telles que l’utilisation de caractères en gras ou en italique.
Étape 7: Évaluer l'efficacité de chaque POS
Vérifier les SOP pour la lisibilité, la lisibilité et la compréhensibilité.
- Lisibilité: le type est-il assez grand et facile à lire?
- Lisibilité: les instructions sont-elles simples? Ou les protocoles ont-ils une prépondérance de concepts complexes et de mots obtus?
- Compréhensibilité: le lecteur apprend-il ce qu'il doit savoir pour effectuer correctement la procédure?
Étape 8: examiner, réviser et approuver
Demandez aux employés qui effectuent les procédures de passer en revue les SOP pour confirmer qu'ils comprennent tout. Demandez aux employés qui ne sont pas familiers avec les procédures de lire également les SOP. Un lecteur ne devrait pas avoir à suivre la procédure pour savoir comment cela se passe. Faites réviser chaque série de modifications par les mêmes lecteurs jusqu'à ce qu'elles soient acceptables. Les gestionnaires qui seront chargés de veiller à ce que les procédures opératoires normalisées soient suivies doivent les signer avant leur publication.
En affaires, les systèmes uniformes fonctionnent. La création d'un manuel de procédures d'utilisation standard garantit que chaque employé suit chaque étape d'un système de la même manière, à chaque fois.
